在拒绝别人时,无论采取哪种办法都需要温和的态度,尽量从他人的观点来看待事情,寻求他人的意见,这样就会减少彼此间的摩擦,办事的过程中也会非常顺利。

怎样温和地拒绝他人是很多人迫切需要了解的说话方法,这里简要地提出突出的三个方面。

(1)温和但又要坚定地说“不”

当你仔细倾听,明白同事的要求后,因自己无法帮忙,需要拒绝的时候,说“不”的态度既要温和又要坚定。好比同样是药丸,外面是一层糖衣的药,人就比较容易入口。同样地,委婉表达拒绝,也比直接说“不”让人更容易接受。

例如,当对方的要求不符合公司或部门的规定时,你就要委婉地表达自己的工作权限,并暗示他如果自己帮了这个忙,就超出了自己的工作范围,违反了公司的有关规定。自己工作已经排满,爱莫能助的时候,要让他清楚自己工作的先后顺序,并暗示他如果帮他这个忙,就会耽误自己手头上的工作,就会产生一些麻烦,也会给公司带来一定的影响。

一般来说,同事听你这么说,一定会知难而退,再去想其他办法。

(2)多一些关怀与弹性

拒绝他人时除了委婉拒绝或者提出替代的办法外,隔一段时间还要主动关心一下对方的情况,看看事情是否已经解决了。

有时候拒绝需要很长一段时间,对方会不定时提出同样的要求。若能由被动变成主动而关心对方,并让对方明白自己的苦衷与立场,可以避免拒绝他人时的尴尬与影响。当双方情况都有所变化时,就有可能满足对方的要求。

拒绝过程中,除了技巧,更需要有发自内心的耐心与关怀。若只是随随便便地敷衍了事,其实对方都看得到。这样,有时让人觉得你是一个不诚恳的人,对你的人际关系伤害会更大。

总之,只要你真心地说“不”,对方也一定会了解你的苦衷,而且你也成功地拒绝了他人。

西奥多·罗斯福担任纽约州州长的时候,每当出现重要职位的空缺时,就邀请所有的政治领袖推荐接任人选。

罗斯福说：“起初他们也许会提议一个很差劲的党棍,就是那种需要‘照顾’的人。我就告诉他们,任命这样一个人不是好政策,大众也不会赞成。

“然后,他们又把另一个党棍的名字提供给我。这一次是个老公务员,他只求一切平稳,少有建树。我告诉他们,这个人无法达到大众的期望。

接着,我又请求他们,看看他们是否能找到一个适合这职位的人选。

“他们第三次建议的人选,差不多,但还不能行。

“接着,我谢谢他们,请求他们再试一次,而他们第四次所推举的人就可以接受了,因为那个人是一个连我自己也会挑选的最佳人选。我对他们的协助表示感激,接着就任命那个人。我还把这个任命的功劳归之于他们……我告诉他们,我这样做是为了能使他们感到高兴。现在,该轮到他们来使我高兴了。

“而他们真的使我高兴。他们以支持像‘文职法案’和‘特别税法案’这类全面性的改革方案,来使我高兴。”

这就是在温和的态度下取得的良好效果,以双方都满意的结果而告终。

(3)不妨先倾听一下,再说“不”

在工作中,往往每个人都会遇到这种情况,当你的同事向你提出要求时,他们心中通常也会有某些困扰或担忧,担心你会不会马上拒绝,担心你会不会给他脸色看。因此,在你决定拒绝之前,首先要注意倾听他的诉说,最好的办法是,请对方把自己的处境与需要,讲得更明了一些,自己才知道如何帮他。接着向他表示你了解他的难处,若是你易地而处,也一定会如此。

“倾听”能让对方得到自己被尊重的感觉,如果你的拒绝是因为自己有一定工作负荷,倾听可以让你清楚地界定对方的要求是不是你分内的工作,而且是否包含在自己目前的工作范围内。或许你仔细听了他的请求后,会发现协助他有助于提升自己的工作能力与经验,这时候,你在兼顾目前工作的原则下,牺牲一点自己的时间来帮助对方,对自己的职业生涯是绝对有帮助的。

“倾听”还有一个好处是,虽然你拒绝了他,但你可以针对他的情况,建议如何取得适当的支援。若是能提出更好的办法或替代方案,对方一样会感激你。甚至在你的指引下找到更适当的方法,这样也会事半功倍。

拒绝他人时要看你怎么说,怎么灵活地、从容不迫地运用说话的技巧。如果话说得恰到好处,那么即使是拒绝了别人也不会让对方生气,彼此尴尬。