在“出色沟通”的课程上,我常半开玩笑地问学员：“当你呕心沥血完成一份报告、企划或作品时,各位认为一定要先拿给什么颜色性格的人看?”

学员们总是异口同声地回应：“蓝色,因为不管怎么样都会说你好棒。”

不过,当我再深入追问,如果真心期望对方给你反馈,让你的东西可以再更好,那要找什么颜色性格的人呢?

学员们也总是毫不犹豫地说：“绿色……嗯,还有橘色也可以。”

大家都喜欢听美言,同时也希望能听到对自己有真实助益的谏言,那究竟要怎么说才会让别人听了觉得舒服,进而愿意接受你的指正或建议呢?

首先,我们得先了解哪些话可能会让对方心生抗拒,避免对方产生防御心理,紧闭双耳,如此一来就算说再多对的话也徒劳无功。就好比水壶的盖子没打开,水又怎么可能注入呢?

以下这些话,不管听的人性格属于什么颜色,都会感到极不舒服,有些人甚至会当场翻脸,所以要谨慎提醒自己别轻易说出口。

“不是这样的吧!应该是……才对。”

“我直接告诉你,你这样根本就不行。”

“你知道我说什么吗?”

“这样做的意义是?你为什么会做这样的决定?”

“老实说,我觉得……”

那么,根据不同的颜色性格,该如何给予指正,才能让对方愿意接收并接受呢?

对蓝色人的指正方式

1.分享自己的经验

上半年度营销部门的表现非常理想,Nick副总信守年初的承诺,自掏腰包请大伙去聚餐,Amy知道大家前阵子一直说东区有家新开的日本料理店的料理非常美味,于是她在会议上提议去那里庆功。

Nick副总豪气地说：“那就麻烦Amy安排了。”

庆功宴那天,Amy贴心地问大家想吃什么,做足功课的她还细数着每一道料理的推荐星星数。

Nick在一旁说：“Amy全权负责就好,吃什么都可以啦!”

Amy听了这句话后,因为想顾全大家的口味和喜好,于是更认真地一一询问,也一道问了Nick要吃什么。此时,坐在一旁的同事Kate却立刻唤来服务人员点餐。

隔天,Kate约了Amy去楼下买咖啡,她急忙跟Amy解释：“Amy,我跟你说,有一次中午我跟经理还有副总一起去老张水饺店吃饭,你也知道那里的水饺口味很多,每一种都好想吃,我看了好久才终于决定。”

Kate接着说：“后来走回办公室时,副总先离开,经理就跟我说：‘刚刚你去结账时,Nick说不过就吃个东西,你也考虑太久了吧!下次跟副总吃饭时,以吃得饱为前提就好,他从不在意好不好吃这件事。’”

“之后有次我们又约中午一起吃饭,经理特地把那家店的菜单先传给我,要我到店里后立刻划单结帐。那天吃饭我刻意观察副总,他整顿饭都只聚焦在谈工作和他自己的事,完全没提到好不好吃或与食物相关的任何一句话。”

Amy一脸感谢地对着Kate说：“好险,你昨天立刻叫服务人员来点餐,不然我应该会花更久的时间吧!谢谢你告诉我这些与副总吃饭的经验,实在是太重要了!”

【应用解析】

遇到要指正蓝色人的状况时,若直接点出他哪里做不好、为什么这样不好,以及该如何做才是好的,其实蓝色人都会默默地接受并说好,还会真心地谢谢你给予的指正。但是,事后他会一直认为自己很糟糕,或自责怎么没做好。

蓝色人的特质就是容易想太多,若是以分享自身也有过相同经验的方式,他相对来说不会模糊焦点,或者认为你对他有偏见,而会将焦点放在该如何把事情做好上。

2.期待对方给予自己协助

11月往往是讲师最忙碌的月份,而我的助理要协助我处理所有课前行政和后续发票等相关事宜,所以几乎也是一刻不得闲。

在每天耗尽体力地站着讲课七小时之后,坐上出租车还得实时处理e-mail或微信,这时我发现已经连续三天收到企业内训课程承办人和随堂助教给我的个人信息,请我提供相关信息。

其实,承办人或助教都很清楚助理和我之间的分工,他们会传信息给我,表示助理未能及时回复,而事情又迫在眉睫了。

虽然分工明确,但我们的工作是一体的,总不能回复“这是她的事,请别找我”吧。因此,我留了一段文字信息给助理,表达出我的困扰与对她的期待。

“以恩,最近课量是平时的两倍,很多事让你忙翻了。今天我一下课看到随堂助教说这两天你都没回复她明天跟课的时间,所以来问我关于课程的相关事情。我已经先回复她了,但同时也告诉她行政的事情尽可能不要问我,请她想想自己可否解决,信息若没有回,试着打电话直接找人或许可行。

“我需要你这个月多花点时间和心力协助我,别让助教和承办人直接问我有关行政的事,我还很怕自己暴怒的。往后关于行政通知、请款发票等相关事务要特别请你帮忙,在他们还没来找我前就主动完成,麻烦你了。如果有需要我协助的地方,也请你务必让我知道。”

【应用解析】

蓝色人往往想把事情做得面面俱到,且符合他人的期待,因此,一旦他人说了他哪些地方做不好时会觉得很羞愧,再加上其富有同理心的特质,会认为自己造成对方的困扰或令人感到不舒服。

建议可以告诉他你所面临的困扰,但不直指都是因为他的因素,而是请他协助你,避免你不期待的状态发生,蓝色人会很感谢你用这样婉转的方式来指正他。

对绿色人的指正方式

1.暗示而不明说

我常受邀至企业,用三天的时间培训内部讲师在教学设计上的能力,在连续两天的教学演练课程后,中间会间隔两到三周的时间,学员们得独自进行一场十二分钟的模拟教学。

某次在一家制造企业上课,当中有位资深且能力极佳的讲师旭哥,教学主题是“问题分析与决策”,他交来的作业完全未应用到上课所教授的手法或教具,而全班就只有他是这样的情形。

他是位资深工程师,课程内容有逻辑架构,于是我以暗示的方法告诉他：“旭哥,你的教学PPT我看了三次,内容非常有架构,看得出你在工作和教学方面都累积了很多经验,整个教学内容我很喜欢。

“唯有一个问题要请你思考,你目前采用个案研讨法来进行教学,这方法在EMBA课程中很常使用,非常适合高阶主管。不过,教学对象如果是基层员工的话,不晓得他们的吸收程度会如何?”

最后,旭哥在教学演练当天拿下了第三名,他在内容不改的情况下,加入了游戏教学和教具操作,让学员对于他的教学高度投入且吸收良好。

【应用解析】

我没有直接点出旭哥该怎么做才是我们课程所要求的,而是用问题的方式来暗示他。由于旭哥是绿色性格,明确指出反而容易引起他的辩解或反驳,而暗示的方式则会让绿色人自己去做思考,默默接受你的指正。

当你的指正让最后成果非常好时,他也会毫不保留地具体说出你给了什么建议,让他可以达到这么好的成效。

2.指出重点、点到为止

Renee是我过去的同事,非常优秀,她负责研发部门的专利说明书撰写和申请工作。在部门里,除了她上面的经理,就属她最资深,因而每到九月,预算编列和年度计划的工作就自然会落在她身上。

研发部门的会议是由经理代表专利部门报告,Renee并未与会,不过每次会议结束后,经理总是会直接来到Renee桌前,告诉她刚刚会议室里发生的每一件大小事,然后逐一跟她说预算表里被检讨的每个数字,以及他想要做怎样的更改。

Renee常在聚餐时跟我们说：“你能不能帮我们经理安排一堂授权的课程?我感觉就像是他的打字机,一天至少三次来叫我打开预算和年度计划修改,一下说这样不好,一下又说那样不好,我都快跟他翻脸了。”

直到有一次Renee真的受不了,直接对她的经理说：“经理,你可以直接跟我说总经理期待的方向,或是给我一个修正调整的依据吗?我改好再给你看,你觉得如何?这样比较有效率。”

经理回答：“总经理认为我们的年度计划少了从公司策略面做延伸的部分,还有研发部门间该如何发挥综效。”

听完经理的回应后,Renee在三天内交出的新版本,送到总经理那边一次就过关了。

【应用解析】

绿色不喜欢被当成工具人使用,他的态度是：我做错了你可以告诉我,但别告诉我怎么做,而是告诉我为什么这样是错的,并直接指出最后的期待或需要达成的目标为何。

别对他叨念不停,或者怕他不懂,而在同一件事情上不断补充解释或举例,这会让绿色人完全听不进去。建议直接说出重点,并且点到即止,别一再重复,才能避免他恼羞成怒。如果真的不懂,他自己会继续追问。

对金色人的指正方式

1.共同分担错误

从事讲师工作初期,课堂上学员们进行小组讨论,当他们文不对题或方向走偏时,我都会立刻指正说：“你们讨论的方向偏了,把题目再看仔细,看我要你们讨论的到底是什么。”

学员们的反应多半都是默默地点头,然后开始揣摩题目的意思,即使有所疑惑或不明白的地方也不会发问加以确认,等到上台演练发现不对时,他们才会在台上说是因为自己误解了题意。

直到有次我在洗手间无意中听到他们的讨论：“老师的题目不清不楚,明知道我们不对也不讲清楚,根本就是故意让我们往错的方向讨论。”

那次课程之后,遇到有学员无法理解题目或规则时,我都会先这样回应：“我发现自己刚刚没有说得很清楚,所以让大家无法做好,现在我用一分钟再说明一次,请你们先暂停讨论,注意听……如果你刚才是……做的,那就要请你们重新讨论。”

【应用解析】

金色人是遵照规矩制度行事,因而可以直接跟他们说标准为何,而他有哪些地方未达标准,这样的指正他们会心服口服地接受。

然而,若是在前端说明不清或有模糊的灰色地带,你针对他所言所行或结果给予指正时,他会纠结在一开始没有说清楚的这个点上。因此,建议先跳出来承担你错在先,才导致他错在后,这样金色人心里会得到平衡,愿意聆听你给予的指正。

2.展现出是为了协助他达成目标

小雨在一所初中担任卫生组组长,有一天校园内跑进了一只流浪狗,看起来怪可怜,加上学校的校狗在半年前已病逝,于是三年级的班导何老师便将这只狗留下,想让它成为校狗。

何老师除了照三餐喂食外,还请班上同学一起清理狗大便。

小雨过了两天才得知这件事,她很清楚学校曾在校务会议上通过不再饲养校狗一事,而何老师现在的作为令她感到很困扰。

小雨组长刻意在午休时间约何老师到办公室外的走廊谈这件事,她开口先赞美了何老师一番：“何老师,你非常有爱心且负责,这两天将流浪狗照顾得无微不至。”

看见何老师脸上露出笑容,小雨继续说：“学校这半年都没有再认养校狗,是因为校务会议上曾经表决通过不再让狗出没在校园中。现在其他老师之所以有些声音,也是因为这个原因。”

何老师点了点头,小雨接着说：“何老师,你看这样好不好,我们可以先做好一些规划,像是带狗去动物医院做健检、绝育等相关事项。此外也可以联合一些科任老师,将校狗放入生命教育的议题中,并将此事作为下个月的校务会议的一项提案。”

小雨最后补上一句：“最后我建议你找个时间先去跟总务主任打声招呼,他会是会议上的关键人物。我遇到他时,也会帮忙敲边鼓。”

后来小雨组长告诉我,这只狗顺利被认养成校狗,何老师还不断感谢她的帮忙。

【应用解析】

金色在接受指正时,完全知道对方是针对事情,而非针对他个人。因此在给予建议或指正时,倘若能展现并说出我们一起以做好这件事为目标,金色人不仅乐于接受接下来的指正,更会感谢在心。

只是在与其沟通前要先想清楚,接下来你要他怎么做。你的建议或指正可以用阶段步骤和人、事、时、地、物(5W1H)的方式来加以说明,虽然你不先说,金色人也会一一询问,但你说明在先,会让他对你的话更加全面信任。

对橘色人的指正方式

1.善用弦外之音

我毕业后在第一家公司工作三个月后,在学校老师的介绍下,一家平台系统公司以多两成的薪水,希望我能去他的公司从事业务工作。

年轻时的我,面对高薪难免心动,加上对于当时公司的传统文化还在努力适应中,在一股外拉内推的力量作用下,我向经理提出了离职。

离职过程中,经理来回多次跟我分析职业生涯发展和平台市场,坐在办公室里听着他的分析,我其实都在神游,认为这不过是经理要留我的说辞,他说他的,我脑中则是建构着未来业务工作的美好。

直到处长直接找我谈离职一事,才改变了我要离去的态度。

她只花五分钟说了一段话,那段话至今还不时在我脑海里盘旋。她这么对我说：“这三个月来,我看到你就像看到自己年轻时的模样,尤其是对工作的热忱和投入。从你的积极、创意和行动力,我深觉在人资领域你相当有潜力,未来成就一定无可限量。

“我有着20年的人资经验,一路从职员做到处长这个位子,很多专业上的东西或许我可以直接带着你,你是个需要舞台的人。其实以你善于分享、即知即行的特质,任何时候只要想转做业务,机会到处都是,不用急于一时。

“不过这是你的人生,你必须自己做选择,我相信你可以做出对你最好的决定。”

【应用解析】

橘色性格的人往往会认为自己做得很好、想得很周全,当听到别人提出不同意见时,不管对错,为了捍卫自己,很容易立刻就加以否决。

处长在话里间接包装后,有意透露出“年轻人不要急,要一步一脚印”,以及“专业是需要磨炼的”,而不是直接明说指正,这样反倒让年轻气盛的我觉得自己真的很短视近利,甚至为此感到惭愧,也因而愿意正视自己的问题。

2.以询问请教代替指正

公司内的会计负责账务核销工作,因为得依照制度严加审核,同仁们常被退件,大家常抱怨他们说话都凶巴巴的,很没有温度。

唯有会计部门的小玉,凡是与她有过业务接触的同仁,都对她赞誉有加。

直到有一次我目睹了小玉和业务主管的互动,终于了解为什么她会如此深受喜爱。在中午用餐前,我看着小玉拿着一沓费用申请单,站在教室门口等着下课时间。

一下课,她就进教室朝李主任走去,蹲在一旁小声地问：“李主任,我看了一下你们部门送来的申请单,有几个问题方便跟您请教一下吗?”

李主任看着蹲在一旁的小玉,用流利的闽南语说：“你别蹲着,来,坐坐坐,我坐在这给你说。”

小玉面带微笑地说：“主任,这张Excel表中的住宿费用是两个人1600元,还是一个人?因为我看其他高铁、出租车资、津贴都是一个人的分摊费用。”

主任仔细看了一下,回应道：“这是一个人1600元啦!那个阿荣真是粗心,我也没仔细看,好在你注意到了,不然到时候钱下来又在那边说公司给错钱。不好意思,来,这我拿回去叫他们改好再送去给你。”

【应用解析】

如果当面说橘色人做错了,除非你是让他心服口服或位高权重的人,或者你和他很熟稔,用幽默调侃的方式,否则他会对你的当面指正感到不悦,甚至反过来指责制度的不是,目的是帮他自己找台阶下。

小玉用询问的方式,外加温和的口气与笑容,明知对方错了却不明讲,还以私下请教的口吻让橘色人觉得备受尊重,这时橘色人会以自我解嘲的方式接受指正。

想让他人接受你的指正,要能够对症下药、用对方法,开口前先想一下对方和你沟通时,他所展现的性格是什么颜色,再来决定要用什么技巧给予意见或反馈,这么做除了能够达成有效的沟通外,也能避免给人留下自以为是的印象。

学员辨色变色实例

灿坤实业股份有限公司Apple专职讲师黄得智

我在通过内部讲师面试前,是在门市担任产品销售,区域内的伙伴态度都很积极且来往热络,主管也能够借由我或其他人立即掌握人员的动态,适时地给予状态不好的人员辅导。

但后来随着区域内活跃人员的离开及主管更换,团队的凝聚力开始下降并变得散漫,且这时新主管刚接任不久,还没有发现这个问题可能带来的隐忧,因此我开始思考如何给这位“蓝”主管一些建议解决这些问题。

·第一次的沟通方式

“我觉得你应该对他们严格一点,建立你的权威,然后培养一个‘桩脚’,在你需要影响团队或了解团队的状态时能派上用场。”我没有想太多,试着直接说出建议。“蓝”主管很认真地听我说完,也表示我的建议很好,但谈话中却表示他觉得现在不需要。所以这次的建议可以说完全没有进展,直到发生了下面这件事。

·意外造就的第二次建议机会

当时的销售奖金因为新的计算方式并未搭配详细的说明,导致团队内有销售员自我验算时,误以为奖金被大量扣减,开始四处抱怨新方式。当时有不少人受到该销售员的影响,认为福利被大量剥削,团队士气开始变得很糟,觉得即使自己再努力销售也拿不到多少奖金,销售动机和积极度完全降至最低点。

这时,我再次找上了“蓝”主管,想顺着这次机会让主管接受我的建议。

·换挡后的沟通方式

正巧当时我刚上完“出色沟通”课程,发现我从来没有意识到,有没有用对方能接受的方式给予建议?短暂的寒暄聊聊近况后,我在建议上加了点“蓝”主管在意的内容：“目前团队内的杂音太多,你需要严正地制止发出流言的人再四处抱怨,因为他,目前我们与销售员的团队和谐正在破坏。另外是不是能找个你信赖的人,用成员而非主管的角度去帮忙解释这件事,这样他们更能接受?而且你以后还能通过他,知道其他人的状况,适时给予关心协助,这样子团队应该能更加地和谐、更容易运作!”这次说完后“蓝”主管的反应不同了,他立即问我：“你觉得我们接下来要怎么做?谁比较适合?”之前无法被接受的建议,在把破坏团队和谐的部分加进来后,开始有了变化,最终我们让团队的疑虑与抱怨声音缩到最小,而团队的销售积极度也恢复正常。

卡姐出色应用解析

人际互动中给予别人意见指正和反馈时,得拿捏好用字遣词的方式、口气与表情,避免自己的好意遭到误解,尤其是面对自己的直属上司。

得智是个重视团队,且乐于分享策略的伙伴,仔细看他前后给予主管的建言是一样的。前一次说“我觉得你应该”会让蓝主管有备受指责的感受,第二次只是换了个字眼和说法,放入蓝色性格的人在意的关键字眼,像和谐、团队、信赖,主管不但接受了还继续追问着接下来可行的做法。