如果你是一位主管,要推行一种完全颠覆过去的全新观念和工作方式,你要怎么和部属沟通,才能让他们愿意接受并加以落实?

【辨色应用】

下列(1)～(8)的沟通方法,分别适用于什么颜色性格的部属,请将数字填入下页的表格中。

(1).提起你正在负责宣传推广一事,与他分享你在推广上遇到的困难或挫折。

(2).精简说明要宣传的观念,强调不同于过往之处是基于什么问题或理由而设立的。

(3).恳请他在应用后,若有更好的方法或观点可提出建议和反馈。

(4).肯定他过去的付出或遵守规定的良好表现,再点出旧观念所面临的问题与困境,而新观念推广又是因应什么政策或规定而生的。

(5).以请求协助的口吻清楚告诉他新观念与工作方式为何,期待他如何帮忙或因应。

(6).说一个代表性人物在听了你倡导后实践力行的案例,然后明确指出要他怎么配合新观念的推行。

(7).特别提出新观念与过去最大的不同之处,并告知新工作方式的流程与步骤,同时提供自我检视完成与否的指标或依据。

(8).说出对他在应用新观念后的成效与期待,并希望邀他做见证或代言人。

【换挡演练】

新系统上线使用推广

依据上述因应不同性格特质的部属,以不同的表达方式和技巧来进行新观念的宣传和推广,下面这些案例,分别面对的是什么颜色性格的同事呢?

案例一

“以前的纸本公文,大家在归档都做得很详尽,不过办公室柜子有限,加上五年内的资料都必须留存,所以让大家相当困扰,尤其是去年在导入精实管理项目时,还得去仓库把十年前的资料一箱箱找出来。现在电子公文系统正式上线,未来只要是你经手过的签呈都会留存在系统数据库里,需要时上线就可以立刻查阅。”

——面对()色同事

案例二

“电子公文我随时都能签,不一定要回办公室才能看,同仁也不用站在会议室外请我出去签名了。接下来全公司都要上线了,麻烦大家直接在系统上完成公文签送即可。”

——面对()色同事

案例三

“各位同仁,电子公文系统已正式上线,我们除了请各厂区的信息部门做过单元测试,也请各厂区一两个部门做了整合测试,不过我们期待未来在座的大家,在使用时如果遇到操作不顺手的问题,或哪些功能可以再做升级的建议,都请反映给我们。系统永远没有最好,只有更好。”

——面对()色同事

案例四

“我们在测试公文电子化时遇到一个很棘手的问题,现场班长他们在操作上不是很流畅,写到一半会不小心就按到送出,然后主管也签了,但因为内容不完整只能再重写一次。那个星期我每天从早上七点半就开始接电话,一直到下午四点半,简直就像是噩梦,我都快变线上客服了。”

——面对()色同事

【换挡演练】

新工作变动的安抚

依据上述因应不同性格特质的人,以不同的表达方式和技巧来进行新人事、政策的说明或安抚,下面这些案例,分别面对的是什么颜色的对象呢?

案例一

“这次的人事升迁很可惜,我们未能让你晋升为八职等,不过你的专业能力毋庸置疑。我们都相当看好你的潜力,期待你明年能担负起营业处新进员工的引导和陪伴者角色,协助他们上轨道。明年的职等升迁,我们希望能继续推派你接受考核评鉴。”

——面对()色同事

案例二

“在新的人事公告尚未出来前,我想先让你知道,这次部门改组直到早上才拍板定案,部门内大家都有轮调的可能,我非常需要你的帮忙,请你写下轮调部门意愿的排序,让我来做最后的评估和决定。我也会在公告发布前,让你提早知道老板最后的决策。”

——面对()色同事

案例三

“下周起有两件事要请各位配合,最近大家饱受老鼠乱窜之苦,而食物是引来老鼠和蟑螂的主因,所以,第一,不留任何食物在办公室,无论开封与否;第二,下午六点前请清理垃圾,并将垃圾桶倒扣。这两件事多少会造成大家不方便,但为了办公室的卫生清洁,请每日切实做好,并和同事互相提醒。”

——面对()色同事

案例四

“厂长,去年我们因为组长将一个色号输入错误,导致整批货必须全部销毁,总计损失了三成的利润。为了避免疏忽再次发生,未来改成组长输入后,需由主任再次确认,还请厂长协助,让组长和主任都能确实遵守。”

——面对()色主管

本节答案