如果想让你的想法变成现实,那么你必须考虑这样几个问题：

1.谁?

2.做什么?

3.什么时候做?

4.我如何掌握?

现在你已经经过努力最终得出了某种结论,有些事情可能在谈话中就彻底解决了,但还有更多的事情需要有人去执行。所以,现在你要分配任务,否则你的沟通结果就毫无意义。

当然,你也可能经历过这样的事情,比如你和一位同事对工作进行了大量的讨论,最后你们得出一个非常一致的结果,你们认为下一步应该先把计划表做出来并打印,然后照着上面的计划一步一步实施。但是,一周过去后,你们依然停留在讨论时的状态,因为讨论过后你们仍旧和以前一样做自己的工作,并没有真正实施你们的想法,而你们的理由也出奇地一致——我不知道接下来具体要做什么。为了避免这样的失误,你要考虑这几个因素：

1.谁?

2.做什么?

3.什么时候做?

4.我如何掌握?

这样说你可能无法完全理解,那么我们来详细地解释一下。

谁?

你(实际上不只是你,而是大多数人)可能会有这样一种认识,就是觉得在与人说话的时候用“我们”比用“我”更显得亲切。这在某些情况下是对的,比如你和你的同事说“像我们这样的老百姓”就比“像我这样的老百姓”让人感觉更舒服。

但这个定律在分配任务的时候却成了绊脚石,你要记住这一点。比如现在,你和你的同事经过沟通,做出了一个决定,然后你说：

“我们一会儿先写一份报告,让经理看一下。”

这句话看起来并没有什么不妥,但“我们”一词在此产生的效果是“不是我”,也就是说,你的同事会感觉这件事并不是由他来做,而你自己的感觉也只有一半的责任。即便你说“我们”时并不是想要躲避这项任务,这种说法也会让人认为有人在替他们承担责任。

你应该知道“三个和尚没水喝”的说法吧,其实就是这样的道理。如果你不把某项任务分配给具体的某一个人,那么你们费尽周折、辛辛苦苦做出的决定就可能成为空谈。

这种情况尤其适用于家里。如果你们都不愿意做家务,那么一定要把每一项杂事都分配给具体的人,如果你只是说：“宝贝,一会儿你和爸爸把桌子收拾好。”那么结果一定是两个人都没有做,所以你要么分配给一个人,要么指派一个人负责。否则,责任感会在人们的相互推诿中消失得无影无踪。

做什么?

如果你现在回忆一下上学时候的场景,一定会有一个片段,就是你的老师在告诉你们“要有具体的目标”。老师是对的,你的期望越模糊,失望的可能性就会越大。当你一开始同意某项决定的时候,就一定要把你所要的细节讲清楚,尤其是夫妻之间常会在这里产生麻烦。

爱珍和丈夫已经结婚五年了,他们的房子也有五年没有变过样子了,所以爱珍和丈夫商量打算重新布置一下房子。丈夫很爽快地答应了,但随后爱珍需要出差一个月,于是任务落在了丈夫的头上。丈夫问爱珍喜欢什么样的,爱珍说要浪漫温馨的。

然后,丈夫按照他心目中的浪漫温馨来重新购置了家具和饰品。但是,爱珍回来后却很不满意,她不喜欢在墙上挂很多照片,也不喜欢那么多黄色和紫色。所以,她连续一周多的时间都在抱怨和牢骚。这让丈夫非常恼火,因为他感觉自己完全是按照浪漫和温馨来布置的,结果自己的辛苦却只换来了妻子的唠叨。

这样的事情并不只发生在家里,比如你对你的下属说“要加快进度”或者说“要好好工作”等要求,那么可以肯定地说,你的这些话不会起到任何作用。所以,你要能够更好地描述任务,你可以采用对比的方法。比如,过去你曾经看到别人对任务产生过某种误解,那么你就要将这个错误解释清楚,并让对方知道这是一个你不愿意看到的例子。如果有可能,你最好举一个实物的例子,而不是抽象地说,你可以拿出一个模型或样品,或者你可以拿出图纸,说明你到底想要什么,不想要什么,你的图纸越清楚,你的失望就会越小。

什么时候做?

我们很多人都习惯于把任务分配下去,然后说“要尽快完成”,但令人吃惊的是,虽然你重点说了“要尽快”,但这种模糊的或者没有说清楚截止日期的任务常常被放在最不重要的位置,甚至会被忘掉。

你现在可以想一想以前是不是也有过这种经历,你的上司对你说“你必须早点把你的部门的考勤表交上来”。考勤表实际上你只需要几分钟就可以打印好,然后拿到领导的办公室。但是你回到座位后,又开始了其他的工作,把这件事放到了一边。半天过后,你的大脑突然闪现了一下有关考勤表的事,这让你觉得你还有事情没有完成,但是你还是不肯动手马上打印,就这样几分钟就可以完成的考勤表你可能会拖上三四天。

这并完全怪你的懒惰,而是你的上司并没有给你明确的时间指示,如果他当时说“十分钟之内把考勤表给我拿过来”,那么你一定会在回到办公室以后首先打印考勤表,然后送过去。可惜的是,你的上司没有这样说。

所以,你也得知道,没有时间限制的任务除了给人增加负罪感和沉重感之外,并不会刺激人们的行动。

我如何掌握?

如果你希望你们的沟通结果也就是你们所最后做出的决策能够被有效执行的话,那么你要能够掌握或者跟进这个执行的过程,否则执行的过程还会出现很多你意想不到的岔子。

你可以仅仅通过E-mail确认一下任务完成得怎样,或者也可以在团队或家庭会议上进行报告,当然最常见的是,在你们的决策进展的过程中随时检查项目的完成情况。

为了使决策从一开始就能够有效执行,你最好是在分配任务的时候就建立好跟进方式,比如你可以对孩子说“做完作业之后给我打电话”,或者你可以跟你的伙伴说“明天中午我的报表会做完,然后你需要把你的报表也做好,我一起交上去”,当然你还可以对你的下属说“你做完项目的研究部分要立刻告诉我,但最晚不能超过八月底。当然,如果你能够提前完成的话,也一定要及时告诉我。”

总之,如果你想让别人有责任感,就要给他们负责任的机会,而在每个项目中建立一个你跟进的时间以及你在这个时间的期望值是非常有效的方法。

好了,现在你已经了解到了将观点转换成行动的方法了,如果你照做了,那么接下来就可以等待决策被实施的喜悦。如果你没有这样做,那么接下来你将要面临的恐怕是照着做,同时你也会收获气愤、失望等负面情绪。