电子邮件刚刚兴起的时候,多数人都觉得电子邮件太随意,不可能取代传统邮件。写信、装信封、贴邮票,这些都要花时间,可这也恰恰是传统邮件魅力所在：说明了你对收信人的重视。

然而,随着社会节奏不断加快,人们最终还是接受了电子邮件。对于个体和组织机构来说,速度上的巨大突破都是极大的利好。相比较而言,电子邮件有以下优点：

●电子邮件可以用更少的时间、更为频繁地保持和他人联系。

●一天之中,任何时候都可以进行电子邮件书写和阅读,时区的障碍荡然无存。

●传递几乎在瞬间完成,世界各个角落都涵盖在内。

●节省邮费。

●收信人无需将你所言记录,因为一切都是书面的。和纸质信件不同,收信人如果需要在其他地方使用电子邮件中的内容,只要进行复制和粘贴即可。

●有些人通过书面的方式更容易表达自我,因此,电子邮件是准确表达思想和感受的良好方式,当然,传统邮件也有这个优点,但是,电子邮件在速度和效率上明显更胜一筹。

●平时不常接触的人,通过电子邮件也可以直接取得联系,比如说：某个组织的首席执行官。

就这样,电子邮件不仅为大家所接受,而且成了喜闻乐见的沟通方式。但是,电邮的缺点我们依然无法忽略：

●你无法看到对方的面部表情和肢体语言,而这些恰恰占了整个交流信息的93%。

●如果只看对方所写的字词,很容易误解对方的意思。

●因为方便快捷,人们可能就容易过于依赖电邮,忽视了面对面的交谈。对于本身就害羞的人来说,这更是雪上加霜了。他们通过电子邮件交流得越好,越没有动力提升面对面交谈的技巧。

●写作时,人们可以弄虚作假,因为你看不到对方的任何言语提示。电子邮件因其潜在的高频度更会强化这一不准确的意象。

●对于孩子来说,电子邮件和短信比阅读更为刺激,但是,后者恰恰是拓展其想象力的有效途径。

●你在电子邮件中随意写的内容可能就是永久性的,也可能会被广泛传播。

对于相对安静的人来说,这些缺点尤为严重,因为通过电子邮件看不出任何非言语的提示,读出对方的真实反应就更难了。

利用电子邮件交流时候,需要注意以下问题：

●邮件内容尽可能简洁。标题或正文的第一句话中写清楚你的目的,以免对方花费大量时间才能找到关键信息。

●遵循黄金法则：面对面不愿意说的话,网络中也不要说。

●尽可能仔细地检查和编辑你的文本。要记住,现在能够给对方留下印象的只有你的文字,面部表情、肢体语言都帮不上忙。一旦点击了“发送”,你就没有机会检查了。

●慎用缩写。虽然邮件中缩略词、缩写是很常见的,但是,如果收件人完全读不懂你的缩写就麻烦了。比如说,LOL(大声笑出来),BTW(顺便说一些)或EOM(就此止笔)等。

●不要转发笑话或故事,除非你确定对方想要收到这些。如果他们真的喜欢,也不要直接将已经转发多次的内容再次转发,可以将笑话或故事本身复制粘贴,然后附上自己的观点或评论。

●没有对方允许的情况下,不要发长篇大论。如果对方对于该话题并不感兴趣,你这么做就太冒失了。以前有一位律师,让我写一些法律文书,后来,他每个月都给我发长长的邮件,全是关于他的政治观点。虽然我赞同他的观点,可以为我会封封必读、字字必看就是他的不妥了。(他让我为他的时间买单,难道应该这么做吗?)

●在一些特殊的场合,应避免使用电邮和电子卡片。比如说婚礼,多数时候,婚礼还是寄送传统的贺卡比较好,而且致谢卡也要亲自书写才能表达对对方的尊重。

●商务信函和私人信函一定要分清。没有和收信人建立友谊之前,商务信函一定不能过于随意。不同人喜欢不同的风格,无论正式还是非正式,都要视人而定。这就是本书一再传递的信息：了解他人的性格,以此作为和他们沟通的基础。

●群发邮件的时候,要确保你已经隐藏了第三方的地址。否则,群发邮件收件人一栏的每个收件人都可以看到其他人及他们的邮箱地址了,这种行为在某些人看来无异于失信。

●在邮件中尽量避免幽默。幽默包含说话的口吻、时间选择及面部表情,需要这些因素配合才能达到幽默的效果。

●不要让网络交流取代了面对面的交流。

●不要在电邮上面花太多时间,千万不要因电脑和智能手机的束缚,生活变得单调而乏味。