电话交谈已经有些年头了。我们总觉得电话交谈并不陌生,也知道如何通过电话交谈,不是吗?可事实并非如此,大多数人恰恰有些不好的电话交谈习惯,这些习惯阻碍了交谈达到最好的效果。

首先,我们先说说使用电话的目的：和他人取得联系。电话中和他人交流就像面对面交流一样,唯一的不同就是我们看不到对方的面部表情和肢体语言。因此,我们所说的话、说话的口吻变得尤为重要。

在电话交谈中也要使用黄金法则：你希望他人怎么对待你,你就应该怎么对待他人。以己推人,考虑他人的处境和感受。如果整个交谈过程中你喋喋不休在发表看法,他人会有怎样的感受?

准备和对方通话时,我们通常会因担心打扰对方而迟疑不决。其实不用这样,你可以在每次电话交谈开始时先问问对方是否合适通话,如果不合适,另约合适的时间。这是对他人的尊重,也会让你在交谈过程中得到放松。在和他人通话之前,我会先发电子邮件,约好对彼此都合适的时间。这样,我就不用再担心时间不合适等问题了。

电话交谈也应和面对面交谈一样,要尽可能周到。一种方式就是每天更新语音邮件的问候语,让打来电话的人感觉到你很开心收到他们的信息。有一位朋友,他的语音邮件是这样的：“我是马克。今天是7月19日,下午3点之前恐怕我都没空儿,我会稍迟一些查收信息,明天午饭时间给您回复。”听到这些,我就不会因为没有立刻收到对方的回复而担心了。这足以看出他的细致有礼。

电话中人们看不到你的手势语或面部表情,因此,你要尽可能通过语音语调来弥补。时不时给出“哦”“啊哈”“很有趣……”“你详细说说”等回应,这样对方就知道你在倾听。如果他们一直在说,而你却沉默不语,这就像面对面交谈时,一方说话,一方空洞无神地坐着一样。

可以尝试一个试验：和一位朋友面对面交谈,你们都站着,而且背对彼此,看不到对方的动作和面部表情。注意这种情况下彼此的不适以及如何才能有效沟通。这就像电话交谈一样,通过这个试验你就会留意电话交谈中的细节了。

电话交谈中使用对方的名字可以让对方感受到温暖。使用频率稍微高于面对面交谈,这个就像面对面交谈中微笑的表情及温暖的握手一样,有利于双方建立起联系。不过,如果使用对方的名字过于频繁,对方就会觉得很虚假,因此,过犹不及,一定要适度。

不要担心语音邮件,也不要躲在其后。对于比较健谈的人来说,留较长的语音邮件是不错的选择。在留语音邮件之前,要仔细加工。大致列出你要说的条目,然后给出必要细节,留下自己的电话号码(最好是两遍,语速要慢)。我之前的雇主就常常在听完我那冗长的语音邮件前就删掉,因为她根本没有时间听我缓缓道来。

因此,我也学会了提前计划好自己在电话中要说的内容,将其大致写下来(要有序),我的疑问,我需要哪些具体措施等。我不会一字不落地写,否则就容易照本宣科了。

如何和另一个城市的人通电话,在通话之前上网搜索一下那里的近况比较好。如果了解了那里的天气、最近的焦点事件,在电话中我们就有了很多共同话题。

前台接待人员、呼叫中心接线员及服务中心接线员和其他个人没什么区别,因此,要同样对待,如果你迟迟不予回应,对方也会如此。如果你尊重他们,彼此之间就会建立很好的交流基础。弄清楚接电话的人叫什么名字,并写下来以方便记忆。

为什么要这么做呢?原因很简单：他们也是真实的个体,并非机器。其次,如果他们对你感觉良好,这样的印象也会传递到你要找的那个人那里。当然,和接线员交流时要真诚,要知道,他们的工作也是很繁忙的。