文/商迟

投资机构投资总监

你是否还记得自己初入职场的情景?当年的你曾遇到过什么样的困境?每个人的经历都不一样,即便是同一个部门职责相似的两个新人,境况也可能有天壤之别。而这个差别往往和新人的性格有密切关系。

职场新人会遭遇完全不一样的困境。在学习性格色彩之后,我发现,这些困境可以按性格分为不同的类型：

●红色性格新人：他们积极乐观,热情开朗,很容易和公司的人打成一片,但是可能因为过于热情,希望和所有人都成为好朋友,很容易随口答应别人的要求,所以常会陷入承诺完成的任务过多,而时间精力不够用的状况。

●蓝色性格新人：他们细致谨慎,能把任务做得非常完美,但如果他们过多地纠结细节的完美,不敢冒丝毫风险,则可能反而会因小失大。

●黄色性格新人：很有冲劲和干劲,能非常高效地完成上司交给他的任务,但因为有时候说话过于直接,容易得罪人。

●绿色性格新人：温和友善,能和周围人和谐相处,可惜创造力不足,反应偏慢,有时候会给老板留下懒惰的坏印象。

由此可见,不同性格的人,在职场中都各有优势,却也会因为各自的性格局限遇到不同的挑战。据说网上一项调查显示,“干不完”的工作名列职场新人挑战的No.1.

不同性格的新人面对“干不完”的工作,反应是不同的：

●蓝色性格新人：原则性强,按优先次序,循序渐进完成工作,即使时间紧迫也绝不仓促了事,会跟领导申诉要更充足的时间保质保量。

●黄色性格新人：喜欢有挑战的工作,不怕任务重,干不完不是问题,但如果是黄色性格认为没有价值的工作,则会明确拒绝。

●绿色性格新人：领导吩咐要完成的,就照做,如果在规定时间完不成,就等领导主动发现,再看领导如何解决。

红色性格的情况最为复杂,他们的工作干不完,主要有以下两大原因：

【第一大原因：渴求认可不拒绝,工作永远干不完】

很多职场新人刚进公司时都希望能给上级留下一个勤奋的好印象,生怕自己一拒绝上级的任务,就会让上级对自己的印象打折扣。所以,即使手上的任务已经堆积如山,他也不好意思拒绝。

小张就是这样一个不懂拒绝的新人。他花了一下午时间,总算把拟好的合同回发给了对方企业。小张累得腰酸背痛,真想喝口水稍微放松一下,但是看着手边那厚厚一沓等待他筛选的简历,想着人事经理已经来催了好几次,他只好默默叹了口气,坐直身子继续埋头工作,正在这时,隔壁桌的李姐过来了：“小张,上次那个分析报告做得不错,这个项目我们打算再推进一步,修改意见我已经发到你的邮箱了,再补做两个模型就好,你看这周能完成不?”“啊?”听到新任务,小张不由自主地捏了捏疼痛的肩膀,看了一眼那沓厚厚的简历,想起任务清单上那一长串的待办事项,那个“不”字已经到了嘴边,但是看着李姐那殷切的目光,另一个声音在他耳边响起：“李姐是这里资历很老的员工,以后很多事情还需要她照顾呢,可不能得罪她,不能让她觉得我懒惰,要给她留下一个好印象……”在这个声音的“胁迫”下,小张强装笑脸,点了点头：“好。”看着李姐离开的背影,小张不由自主地挠起了头,这个星期恐怕又要熬夜甚至通宵了。

明明手上已经有做不完的任务,心里也想要拒绝,可是到最后还是接下了任务,为什么?这里有两个原因,第一个是红色性格的侥幸心理和预估能力的不足,虽然一开始觉得任务挺多,但是转念一想：说不定我今天效率高,那个任务可以很快就完成,筛选简历嘛,也很快就可以弄好的。结果做的时候才发现任务难度远超出自己的预估,原本预计两小时可以完成的任务最后弄了五个小时,只好加班加点了。第二个原因是红色性格强烈希望得到别人的认可,当被领导安排任务时,他心里就想着,如果我能又快又好地完成任务,领导肯定会表扬我的;如果我拒绝了这个任务,领导就会觉得我很懒很没用。红色性格在情感上希望别人喜欢他认可他,所以往往很难说出拒绝的话。

为了给领导留下好印象,接下了一个又一个的任务,实在做不完了,这可怎么办呢?如果正在看此文的你也有同样的困扰,下面的文字也许会对你有所帮助：

接受了任务就一定能保证又快又好地完成吗?接受了任务就一定代表领导会对自己满意吗?领导需要的是“任务被高质量地完成”,而不是“任务被接受”。如果仅仅只是接受了任务而不完成,反而会让领导觉得你言而无信,如果因为这个任务没有完成而影响了全队的效率,你觉得领导下次还敢器重你,把重要任务交给你吗?退一步说,即使你确实完成了任务,也有可能因为实在太忙,导致完成质量不高。当领导看到这个质量不高的成果,而依此判定你的工作水平就仅限于此的时候,你会有多冤枉?

勤奋固然没有错,作为一名职场新人,给领导留下好印象也固然很重要,但同时一定要知道自己目前的工作状态。贸然承接新的工作既无法保证任务的完成,也可能会影响到原有的工作质量,反而降低自己在领导心目中的印象分。有人可能会问：“接受也不是,拒绝也不是,那到底该怎么办呢?”让我们来看一看小清是怎么做的吧。

当领导要布置一项新的任务给小清时,她看了看自己的任务清单,给领导回复：“王总,您先前安排的那个分析报告因为这周要交稿,您看这个任务我可不可以先做一部分,最终稿我下周再完成。”“哦,这样吧,你以那个分析报告为主。这个任务我另外安排吧。”

我们可以看到,虽然小清拒绝了王总的任务,可是她并没有很生硬地对任务直接说不,而是很巧妙地和王总沟通,告诉他自己手边还有哪些任务需要完成,这一方面可以让领导知道她能够有计划、有轻重缓急地安排工作,另一方面也委婉地提醒领导她目前任务繁多,可能没有办法在领导要求的时间前完成新的任务。所以,有时候可以巧妙地拒绝领导安排的任务,这样不但不会让领导觉得你懒惰不能干,反而还能让领导了解你目前的工作状况和工作进度,让领导看到你做事有计划、有条理、重点突出的一面。

【第二大原因：任务繁多静心难,手忙脚乱条理缺】

如果手边的任务是领导两周前就交给你,而你非要拖到最后一两天才来赶工的,上面的方法可就不适用了。

比如,小李常常抱怨：“我也不想每次都拖到最后一两天才来做,可是我每天都要应付一大堆杂事,就像上周一,老板要求我做一个市场分析的报告,这周五交给他,我正打算着手开展工作,部门的副总说要面试几个实习生,要求我筛选简历,第二天又要让我去安排面试。这面试的事情还没弄好,部门领导又告知下周公司要开总结会,让我准备一个总结报告。刚准备开始弄总结报告,某个合作企业递送的合同原件到了,需要我尽快完成签署流程回发给对方,老板在催,部门副总在催,合作企业在催,家里的夫人还不停地打电话跟我抱怨孩子在学校不听话老师来告状。我觉得自己心烦意乱,头都要炸了,根本什么都不想做,想着那个市场报告反正要下周五才交,就先放着吧,明天有空了再弄,结果第二天又是这样,第三天也是这样,不知不觉两个星期就过去了,只好连续熬几个通宵马马虎虎地做完。我也知道这样不好,可是有什么办法呢?”

一、确定完整的任务清单

1.承接任务：在承接任务时,一定要问清楚对于工作任务的要求,包括截止时间、项目完成形式(口头汇报?书面简报?详细分析报告?)、是否涉及其他部门。如对项目有一定了解,也可询问哪些同事可以对项目提供支持或者帮助。(笔者曾经花了两天时间收集的分析数据,后来发现部门里的同事曾经做过类似分析,有更为完整的数据分析报告,如果先前知晓则会节省很大的工作量。)

2.记录任务：将任务的名称、开始时间、截止时间(决定了任务的完成时限)、何人指派(往往决定了任务的优先级别)进行登记。同时对工作量和项目难点进行预估,考虑花费的工作时间和是否需要外界帮助。

在此分享我日常使用的任务记录表格：

这样的任务清单要做到实时更新和汇总,确认收到新的任务时在表格中进行简要登记,当天工作结束前将剩余项目进行补充。同时完成我们接下来所要介绍的内容。

二、完成每日任务列表

具体做法有以下几个步骤：

第一步：区分工作的优先级,相信很多朋友都知道那个出名的“紧急-重要”的区分方法,简而言之,就是将工作任务区分为紧急且重要、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。在执行工作的时候优先执行紧急且重要或者紧急不重要的项目。

第二步：除了按照上述方法归类,如果碰到那种在15分钟以内能够完成的工作,在手头没有十分紧要工作的情况下,请优先完成这些立刻可以解决的工作。不要让这些“小任务”躺在你的任务清单上“生锈”。

第三步：每天结束工作时,把第二天需要完成的工作记录到每日工作清单中,作为第二天工作的主要工作目标,做到日事日毕。

给大家分享我的每日工作列表示例：

有人可能会有疑问：第一,计划赶不上变化,每天我都会碰到好多临时性的任务打乱我原有的部署安排,根本没有办法按照计划执行,看着完不成的计划我心里更加难受;第二,工作这么忙,我哪有时间去做这些额外的规划工作?有这个时间我还不如干活呢。

我多年的工作经验以及在公司管理岗位上带培训生的经验表明：

第一,诚然,每天进入办公室随时随地都有可能碰到新的任务、新的安排,作为红色性格为主的我曾经因为任务过多,将某位领导安排的工作疏忽忘记了,当然后来也少不得一顿批评。通过记录可以有效地避免在工作过多的情况下出现纰漏,避免乱上添乱。

第二,在分配工作的时候不要把工作安排得太多,在自己能力范围内做到日事日毕,否则长时间没有办法完成计划,以红色性格的天性而言,很有可能就不去坚持计划。别把日程安排得太满,作为新人,日常工作很容易被这样那样的时间打断,如果工作排得太满,同样会出现工作结束时无法完成任务的情况。一切安排以能够完成为准。

第三,每天花半个小时进行任务规划可以做到工作心中有数,而且每当看到先前完成的工作其实心里会充满了成就感。“怎么还有这么多工作要做”和“昨天完成了很多工作”绝对是两种截然不同的心态。

各位朋友,面对如山的工作,请以蓝色性格的严谨来安排计划自己的任务;以黄色性格的果断坚持做到日事日清,每天完成目标;以绿色性格的心态平静面对繁重的任务。很多职场前辈说“工作,永远是干不完的”,但是面对繁多的任务,我相信,工作也许干不完,但是它一定可以被规划好。