会上网的人一般都会有电子邮箱。而有电子邮箱的人,应该都收发过电子邮件。你已经掌握了电邮的沟通技巧,是吗?你能恰到好处地用文字把自己的想法表达出来,是吗?你的邮件从来没有触怒或伤害到任何人吗?也从来没有引起过误会?有没有人会对你的邮件过度解读,发现其中的弦外之音,虽然你本意并非如此?如果以上几条你都能做到,那我就不用再废话了。

然而真实情况是,收件人的的确确会曲解你的意思!读完收到的信息之后,他们处理这些信息,然后大脑会按照他们的主观意愿进行解读。从邮件的第一行到最后的签名,到过了多久你才回复,乃至这封邮件你抄送给了谁,你的每一句话都如同白纸黑字,一旦对方对你有所指责,它们都是铁证。(在你自己的电脑或者其他设备上删除邮件这个方法并不可行,哪怕是几个月甚至几年前的信息和邮件,好的IT部门也可以恢复。)你没有胜算。真的没有吗?

有的。你的邮件可能会点燃一个火花,在公司引起爆炸,但是有些方法可以让你避免这个局面。在这里我就不赘述各种技巧,因为网上的好点子真的太多了,比如：

●优化电子邮件在移动设备(手机、平板电脑)上的阅读感受。

●不要添加附件,除非对方有特别要求。

●标题应该抓住重点,尽量简短(不超过35个字)。

●不要在中间跑题。

●段落要短小精悍,内容尽量简洁。

●最好有要点。

●所有的单词都大写会显得太夸张。

●所有的单词都小写会显得幼稚。

●不要涉及隐私。

●如果没有打算“回复所有”,那么操作时要小心。

●注意和对方的时差。

●开启拼写检查和自动纠错功能。

●周末或者下班时间不要发送工作邮件。

●使用邮件密送功能可能会让对方觉得你鬼鬼祟祟的。

●确认网络连接没有问题。

●因为刚上班时收件人会收到很多邮件,所以不要在此时发送邮件,这样你的邮件才不会被淹没在堆积如山的信箱中。

好看的签字和签名

该说的都说得差不多了,不过我发现总有人到了结尾签名的时候把事情搞砸,所以我这里还是要叮嘱几句。如果是在公司发的邮件,那么邮箱自动生成的包含公司信息的尾注即可(如果收件人跟你合作了很久,很熟悉的话,其实连尾注也不需要)。你可以在尾注前打上简单的问候语,比如“非常感谢”“谢谢您”“祝安”等。在签名处不要使用过于浮夸的字体、图片、太亮眼的公司标志,或者那种得半天才能显示出来的图形。(一定有人给你发过这样的邮件吧,可惜没有“取消订阅邮箱”这个键!)

下面要介绍的这个小技巧是我的独门秘籍,它既能确保邮件的职业性,又能让它充满温暖的人情味。给客户、同事或者老板发邮件的时候,多数员工一开头就直接称呼对方,比如,“你好,海登”“嗨,海登”“嘿,海登”,或者简简单单的“海登”。而称呼对方名字是最能吸引收件人注意力的,所以绝对不能滥用,要把好钢用在刀刃上。你可以在讲到重点时称呼对方名字,以得到他的关注;或者在邮件最后称呼对方名字,以增强双方的情感联结。

在人群中听到有人呼喊自己的名字,他(她)一定会打起精神,竖起耳朵;同理,当邮件的最后冒出自己的名字时,他(她)也会给予额外的关注。比如你希望海登在截止时间之前能够给你答复,如果你在邮件里这么写,“星期五下午两点之前请回复我”,他或许会忘掉。为了凸显这件事的重要性,你应该直接在这句话里添上他的名字。“海登,我等待你的回复,下午两点之前”,这样他就会更加留心截止时间。

在邮件的最后写上收件人的名字,会让对方感觉到你的关心。你或许听过这么一句谚语,“自己的名字是英语中最动听的词汇。”所以你可以做点与众不同的事情,开头不直呼姓名,而是在邮件的末尾写道,“与你共事非常开心,海登。”或者“期待着你的回信,海登。”

小技巧21称呼对方名字,让重点更加醒目

对写信人而言,在邮件中称呼对方名字是有好处的。如果你想突出某个重点,你可以在重点语句中添上收件人的名字。另外,在邮件的最后称呼对方名字,能够让正式的办公邮件不那么冷冰冰,更富有人情味。

没有表情符,邮件同样充满活力

几乎没有人心里不喜欢表情符,爱心形的,小猴子图案的,头上长角的,表情惊讶的,无可奈何的,等等。没有这些滑稽可笑的表情符之前,我们究竟是怎么表达感情的?在当今这个时代,与其说使不使用表情符是代沟问题,还不如说它象征的是职业素养上的差异。虽然说我们所处的时代正在经历日新月异的变化,但是仍然有很多人认为,使用表情符是词汇贫乏的表现。那么,热衷于表情符的职场人士应该怎么做呢?

有这几条需要注意的：与职位比你高的人沟通时,不要使用表情符,除非他先用。与其他公司的职员通过邮件商谈工作时,也不要使用表情符,哪怕是好朋友也不行。如果你的邮件被发送给其他人,这会影响你和你公司的声誉。(私人沟通时,也不要给在1980年以前出生的人发送表情图,除非你非常了解对方。)最后,我要说说表情包的升级版——动图。在工作场合给别人发送动图,会产生太多不好的影响,所以,请你忘记它们的存在吧。

那么表情包的低配版——感叹号可以用吗?过多地使用表情包,已经钝化了人们的感官能力,也有很多人在邮件中频繁地使用感叹号。如果一封电邮中有超过一个或者两个感叹号,收信人会对你的语言水平表示怀疑,认为你无法正确地用语言表达自己的情感。一定要控制感叹号的使用频次,遇到表达方面的困难时,不如多用用电脑里的近义词词典。词汇量大的人,通常会让人觉得更富于创造力,更有文化,也更聪明。想想看,只要点点鼠标,屏幕上就会弹出很多可供选择的词汇,你可以从中选择合适的词,恰如其分地表达自己的想法,既不需要表情包,也用不着感叹号。何乐而不为呢?