仅仅是从电话留言中,你就可以了解某个人的事情。“你好,”他的机器答道,“我现在不在家,但你也有可能不想和我说话。”听了这样的话,你难道不怀疑这家伙有自卑情结吗?当然,大多数人不会如此明显地录下个人弱点并昭告世人。不过,人们还是可以从电话留言里的每句话中听出许多东西。

上个月,我需要一名美工来为我的一位客户做一些工作。我打电话给画家马克。首先从听筒里传来的是让人震耳欲聋的摇滚乐,然后,他的声音盖过电吉他声：“嘿,朋友,斯文点,请留下你甜美的声音。耶!耶!耶!”我迅速地挂了电话,心想：要是我那个客户打电话给马克时听到这么一段,那该是多么可怕!他的30秒才艺表演可能会让摇滚音乐人兴奋,但商人会选择更稳重的电话留言。如果你一定要在答录机中反映你的工作特点,那么请保持你的信息是友善、中性、跟上时代的。

这其中的秘诀就是：每天都更新你的信息,让人觉得你在业界举足轻重。研究显示,每次打电话时,如果都听到更新过的信息,会给人留下精干而高效的印象。如果有必要的话,让对方知道你在哪里,以及何时回来。这点对你的潜在客户尤其重要。

不妨在你的办公电话上试试这样的留言：“我是某某,今天是5月7日,我将在今天下午晚些时候出席一个销售会议,请留下你的信息,我回来后会尽快回电。”这样,下午4点之前,就算你不给客户回电,他也不会生气。电话留言要短小,不要冗长。

我的同事丹是一名演说家,他以热情诚挚的声音将他的每日思想强加给所有毫无戒备的来电者。

去年,我和丹一起做一个项目。我每天三次打电话催他递交进度报告。每次他的机器都回答说：“你好,我是丹,这是我的一日格言。”他清了清嗓子,继续他的“录制表演”。“今天有人说些什么得罪了你吗?那又怎样!那是他们的问题。”他突然停顿了一下。“有人误解你了吗?那又怎样!那是他们的问题。”同样,他暂停了一下之后,又再次投入到那种情绪中。“把你的愤怒、恼怒和怨恨的小念头都换成正面的想法!冷静下来,不要受生活中那些无足轻重的小刺激的影响。满足感与成就感才是你要关注的。另外,我是丹。”

第一次听到丹“鼓舞人心”的信息时,那冗长的言辞让我有些不耐烦;第二次,我得不断地深呼吸来平复情绪才能听完那难以忍受的长信息;到了第三个电话,他那伤感主义信息似乎没完没了。由于他那见鬼的信息,我满脑子都是他告诫不要有的那些“愤怒、恼怒和怨恨的小念头”,压根不可能“不受影响”并“关注满足感与成就感”。我真想朝他的鼻子挥上一拳!电话留言不是提供鼓舞人心的信息或以才艺打动别人的地方。

我的一个作家朋友放在答录机上的留言为她“赢来了”几声嘲笑：

“您好,这是谢里尔·史密斯。谢里尔正在她的全国巡回售书活动中,”(她停顿了一下,以便给所有来电者留下深刻的印象)“在12个城市与读者直接见面。”(再次停顿,仿佛在等待掌声响起。)“她将在10月7日回来。”(这个“她”是谁?谢里尔自己正在说话呀。)“请在提示音后给她留下你的口讯。”

是的,谢里尔,我们知道你是一位重要作家。但是,你的第三人称自我介绍、自恋的语调,和以12座城市作最后润饰,都会令人窃笑不已。

最后一个附注：避免使用目前许多忙碌的人频频使用的一条特定的信息“我现在不是在办公室就是正在接另一个电话。”此信息的潜台词是“我是一个被束缚在办公室的奴隶,令人惊讶的是,我竟然暂时逃脱了。”

一天晚上,我工作到凌晨,4点时,我决定给一个同事的业务电话留言,这样她一上班就能收到了。“你好,”响起尖锐的留言声,“这是费利西娅,我现在不是在办公室就是正在接另一个电话,请在提示音后留下你的讯息。”费利西娅,你当然不在办公室,现在是星期天早上4点!“接另一个电话?”在这个时候?!

你永远不知道你的信息会带给别人怎样的影响,因此,只要保持你的留言简短友好,不褒不贬,时常更新以及平实而不夸张,确保没有自吹自擂、花哨的东西就可以了。

技巧66不断更新电话留言

如果你想要被认为是一个负责、可靠的人,那么留下一个简短、专业、友好的问候作为你的电话留言。不要音乐,不要笑话,不要鼓舞人心的信息,自吹自擂花哨的东西也要不得。

另外,还有个秘密：每天更换留言。你的讯息无须完美无瑕,一声咳嗽或一点口吃反而让人觉得你更真实,不做作。