上班之后,面对千头万绪、纷繁复杂的工作,你是不是感到头痛了呢?费了很多心思处理完大堆的事物又要接着面对下一个任务,长期这样,工作会变得没有效率,不断地进行重复性的工作。女士们,应该摆脱这种恶性循环了。

“工作没有计划,我这星期的工作步骤全部打乱了!”“那两个文件我是按拿到手的顺序进行整理的,没想到二者要根据时间来修改数据。”“老板交给我一大堆工作,该做哪一个到现在我还毫无头绪!”在你的身边是否经常听到这样的声音呢,或者你自己也经常被这样的事情困扰。

在我的培训班中聚集了各行各业的人,几乎成为一个小社会,在这里,大家都有一个共识,就是工作如果没有一定的条理性是非常耽误效率的。很多时候工作成绩不理想,不是因为职员不努力,而是因为过多的精力做了无用功。

尼可·加布里是我的一个学员,但是她在两周前开始缺课,后来当她来到班里进行演讲练习时和我诉说她最近遇到的问题。尼可是纽约一家机械公司的职员,上个月刚刚成为部门主管,但是升职的喜悦劲还没有尝够,尼可就陷入了工作的包围圈当中。因为尼可以前从未有过管理经验,以往她只要做好自己分内的事情就好,但是现在却要接受公司高层的授命并领导下面的职员。当部门里各位工作人员把手头事务交给她审阅时,尼可就容易出乱子,她不知道应该怎样处理现在的一大堆工作。

“卡耐基先生,我恐怕自己要缺课了,现在的我已经没有时间做工作以外的事情了。以往我只是一个资深职员,主管会安排我下一步的具体工作,如果我能自由发挥一些还能得到褒奖。以前觉得主管似乎很轻松,现在才发现这个工作很不好做。每天要做的工作千头万绪,我都不知道应该怎么办才好,只好加班去处理。”

我听了她的话,明白了尼可小姐现在的处境。我对她说：“尼可小姐,我想我知道你现在的困境了,你不能对眼前突然变复杂的工作进行梳理,仍然按照以前个人工作的形式处理,导致工作混乱。加班不是解决问题的办法,你需要尽快地学会有条理地安排工作。”

“那么,卡耐基先生,我应该怎么做呢?我迫切地需要相关的经验。”尼可说。

我简单地给了尼可小姐几个建议,根据自己的经验告诉她一个计划表的制定方法,希望她可以试一试,并且多向公司的前辈请教。

后来的几周,尼可又缺了几次课,但是很快她又出现在了课堂上,她高兴地说：“卡耐基先生,我来补课了!”看到她神采飞扬的样子,我就知道她的事情都处理好了。

女士们,你们是想成为一个依靠压榨时间来换取工作量的新手还是要做一个平稳处理事务,让工作如同流水线一样按部就班地到达指定位置迅速完成呢?答案显然是后者。

几年前,我在一次聚会上认识了辛迪女士,她是一位了不起的职业咨询师,曾经为许多人提出了中肯的建议,很多人在她的帮助下取得了不错的成绩。我在交谈时问辛迪女士：“您曾经为许多的年轻人指导了工作中的问题,我想知道,在您看来,什么样的工作方式才能取得成功呢?”

辛迪女士很快就给出了她的意见：“卡耐基先生,我认为,一个有工作潜力的人应当是善于安排工作的人。他应当拥有良好的工作习惯,在工作展开之前就已经制定出最有效率的模式。我曾经遇到很多聪明的年轻人,他们本来都很优秀,但是在工作上却总是让人失望,比如有的人总是毛毛躁躁地抓起一个工作就开始处理,等好不容易弄完了才发现这个方案不如另外一个详细,应当优先做那一个。所以,我认为一个职业工作者学会有条理地安排工作是他成长的开始。”

辛迪女士的话给了我不少启发,我们在平时总是说“做工作”,但是在现实中大家要处理的却是大量的具体任务,每一件都要处理,却不能由着你一件一件慢悠悠地来,时间、资源都要高密度地利用,遇到这种难题怎么办?如果你是高层领导,还有秘书为你安排一下日程,但是高层管理者同样需要安排公司的项目进展,将手头各个合作案打理清楚。所以说,女士们,不管你处于什么职位,只要你走上工作岗位就会面临整理工作的挑战。很多人心里都明白,要想完成更多的工作,就必须找到各种方法克服混乱、全心处理重要工作、精简作业避免不必要的人力、物力浪费。

个人认为,想要成为一个把工作打理得井井有条的人,方法也不是很难。首先你要制订合理的工作计划和流程,了解平时有哪些事务要负责,以及它们的轻重缓急如何,要事优先,琐碎的小事要找到相关负责人管理。如果你是一名管理者,要对本部门的常规工作做一个计划,哪些工作要交给部门内的某个人负责,哪些应该交给其他部门,哪些是与其他部门合作的等。如果你是一名被领导的职员,需要在每天上班之后,记录每日的工作要点,根据计划表行事。每天清晨,就是你安排一切的时刻。

办事情时如果头脑错乱,就会做事杂乱无章,缺乏条理,工作往往难以顺利进行。想要做好每一件工作就要讲究好时间安排,按照事情的紧急程度、重要性大小排出先后次序,把优先做的事情集中精力完美地完成,然后再进行下一步。如果能够当天完成的绝不拖到第二天的工作清单中,如果是阶段性的工程要及时做好进度记录,随时查阅。

我曾经读过这样一个故事,有两个老朋友麦克和哈瑞,他们住在离村子几千米远的山坡上,毗邻而居。那里景色秀丽,但是美中不足的是,在通往他们两家的路上,有一棵梧桐树挡在路中。两个老朋友每次开车经过时这条路时都不得不绕过它。有一天,两个人又一次走到了这棵树旁边,感到它实在太碍事,商量着一起用锯把这棵树锯掉。但是什么时候动手呢?

哈瑞说明天就动手,麦克却说：“我明天有事,要去城里买一些生活必需品。”

哈瑞想反正锯树是件很简单的事情,就说那么就过几天再锯好了。谁知,这个“过几天”却一直没有实现,两个人总是有各种原因错过了一起锯树。就这样,日子一天天过去了,几十年后,大树下面走来两个须发皆白的老人,哈瑞和麦克已经变成了两位老人,当他们再次在梧桐树旁相遇时,两个人想起了他们还要把这棵碍事的大树锯掉。

“这么久了,我们都没空锯掉它,你看这家伙的体形越来越大了,占据了快半条路的空间。现在我们有时间了,该把它锯掉了。”两个老人说着拿来了钢锯,但是此时他们却发现——自己已经没有拉锯的力气了。

这样的故事我们可能会听过很多,做事情拖拖拉拉,总是以各种借口推到明天,最终还是什么都没做成。想要把工作做得有条不紊的人一定要戒除这种毛病。拖沓工作是工作有条理化的大敌,再精密的工作计划也敌不过不断积压下来的任务。

想把工作整理得井然有序,要避免工作陷入不必要的重复当中,女士们,也许你有过这样的遭遇,今天从主管那里接到几个策划案要做,当你辛辛苦苦忙碌一天好不容易拿出了样稿之后,却发现其中一个方案与半年前那个成功的策划极其相似,完全可以借鉴,而你却闷在办公桌前苦思了半天!缺乏整体性的工作安排会使人们的工作量增大却得不到应有的回报。

费城的一家杂志社计划做一期画家专题,采编部的人被分派了各项任务,大家迅速赶赴自己的任务现场,有的忙着采访新走红的画家,有的去艺术馆收集名画资料。数天之后,采编部的人将自己的成果交上来。

主编在审稿时突然吃了一惊,他居然发现了两篇介绍同一画家的文章,这期杂志要介绍七个新锐画家,为什么同一个画家要写两篇稿件?主编读完稿子,发现两篇稿件介绍画家的内容,从生平到作品再到轶事,无一不相同,这说明采编部里的人把工作做重复了。主编冷着脸召开会议,查问到底是哪里出了问题。

大家把事情的前因后果一查对,最后发现是采编部的大乌龙,在开编辑工作会的时候主持会议的人居然把同一个画家的本名和艺名分开,分别交给了两个编辑去负责。结果,采编部多费了一倍的人力资源在同一个对象上。

这件事情也可以说明一些问题,工作安排的混乱会导致我们做许多无用功。女士们,你们是否深有体会呢,做工作最痛苦的不是这个任务难度多么大,而是费尽心思之后却被告知不需要了。如果没有一个合理的工作调度,女士们就可能面临这样的尴尬处境。社会竞争激烈,要想获得成功,办事有章法、做事有条理必不可少。

幸福箴言

人的能力是有限的,但是我们可以通过恰当的方法使自己做出更多的成绩来,合力统筹好眼前的工作,女士们,很快你们就会发现自己变成了一个高效率的工作者。