现如今,无论是在商务场合还是在日常生活中,人们都会经常使用社交软件和邮件来互相联络。然而在使用过程中,有很多问题也不容忽视。由于社交软件和邮件上的联络与实际面对面谈话相比信息量要更少,所以很容易引发误解。

我们在工作中发生失误需要跟对方道歉,或者是想要跟对方说一件容易让对方感到沮丧的事情时,有时会很难说出口。此时,如果我们选择用社交软件来告知对方,其实很难表达出足够的诚意,很容易引发矛盾。本来是想要用社交软件或者邮件来让自己更加轻松,结果可能反而会踩到地雷,让事态进一步恶化。

在使用邮件和社交软件时,大家一定要记住三大原则。一是在双方发生纠纷时,要尽量采用当面对话的形式。二是尽量将否定的表达方式换成肯定的形式,比如将“请不要……”换成“请……”。三是要注意将自己的要求表达清楚。比如“请尽量在本周内答复我”这样的说法会给对方留下拖延的余地。此时如果说“请xx日前给我答复,如果有什么问题可以随时联络我”,就可以给对方一个明确的期限,如果对方有异议的话,双方也可以尽早调整。除了这些之外,还有一点要多加注意,那就是一定不要在聊天中批评别人,或者说别人的坏话。

第103条

对方不一定会记得你“之前”或是“上次”说过的内容。

当我们给别人发邮件询问某件事时,对方如果在回信中写道“之前我已经告诉过您……”,大家看到会不会觉得有些恼怒?相信很多人都有过类似的经历吧。这句话其实相当于埋怨对方“我之前已经跟你说过了吧?你怎么还不知道呢?当时不确认一下吗”,会给人带来无声的压力。

如果双方之前的往来不是很多,就算对方说“之前”或者“上次”提到过,我们一下子也很难回想起来,只能去翻以前的聊天记录。这样费时费力的做法会让人更加郁闷。

在对方发来邮件询问时,为了体现对对方的尊重,我们应该将姿态放低一些,告诉对方“很抱歉,可能是我之前说得不够清楚”,然后再重新跟对方说明一下,或者将之前发过的邮件重新发送一遍。在重新发送时,最好告诉对方“我会将xx月xx日发送过的邮件重新给您发送一遍”,这样更方便对方查看,同时也相当于是委婉地告知对方我们的工作并没有出现失误。

不要总觉得对方会马上领会自己的意思。在沟通时一定多为对方考虑,这样应对起来才能更加体贴周到。

第104条

对时间的表述如果含糊不清,只会给对方带来困扰。

在沟通和交流中,如果时间安排和数字的表述不够清晰,很容易给对方带来困扰,甚至引发纠纷。

相信大家在工作上的交流中都遇到过“最近几天我会联系您”“以后我再跟您联络”或者“我再考虑一下”之类的表达方式。这样的表述只会让收件人感到困惑,心想“最近几天是哪一天”“以后是什么时候”,甚至导致其他工作的日程安排也无法确定。很多人都没有认识到这种含糊不清的说法会给他人造成严重的困扰。

除此之外,邮件中经常会出现的“本周内”这个词也经常会让人摸不着头脑。有的人觉得“本周内”是到周五为止,而有人会以为是到周六甚至周日。所以,如果不具体写明“本周五前我会联系您”,就很容易让对方产生误会。类似的,“今天内”这个词也是同理,下班时间的18点和午夜24点之间就相差了整整6个小时。如今大家的交流大多是在网上进行,每天24小时都有可能接到联络,因此更需要多加注意。

由于这样的表达方式有可能会引发诸多误会,所以大家一定要将自己的想法落实到具体的数字上,这样才能避免引发更多纠纷。将自己的意愿表达清楚后,最好再加上一句“您觉得这样的日程安排可以吗”,来征求一下对方的同意。

第105条

不要找借口说自己有多么忙。

有些人在没有及时联系或回复别人时,会借口说自己很忙,比如“我最近手忙脚乱的”,或者“我现在手头事情有点多,之后再跟你联系”。然而听到这样的说法,对方很可能会心想：“这年头谁不忙?”“就不能先处理完我这边的事再去忙别的吗?”

“手忙脚乱”这个词很容易给别人留下不够稳重、做事缺乏计划性的印象。“现在手头事情有点多”这样的说法也是一样,用“很忙”来当借口其实很难取得对方的理解。越是试图将自己的行为正当化,越有可能只会起到反效果。

而反之,在没有及时回复消息时,如果不用“很忙”作为借口,而是坦诚地向对方表示歉意,则可能会给对方留下诚实可靠的印象。比如此时我们可以说“由于工作失误,我未能及时回复您的消息,实在非常抱歉”。如果希望对方能够等一会儿,可以先将具体的时间安排告诉对方,比如“请您稍作等待,本周五前将会给您具体的回复”,这样对方也更容易接受一些。

用“很忙”来做借口,相当于是告诉对方“我还有其他优先度更高的事要做,你只能排在后面”,只会使对方感到不快。这种表达方式是不会为对方考虑的典型案例之一,大家平时一定要养成习惯,少说为好。

第106条

总是说“请允许我……”,会显得很想让别人感恩戴德。

如果看到有人在邮件中反复说“请允许我……”,你会不会觉得这个人很想让别人对他感恩戴德?别人明明没有提出什么要求,此人却在邮件中反复说“请允许我来给您回信”“请允许我来联络您”“请允许我考虑一下”。收到这样的邮件,您会不会感到有些火大?

“请允许我”是一种谦逊的表达,用来表示自己的行为是在对方的许可下进行的。

例如,我们生病时向领导请病假,得到了领导的许可,我们可以说“谢谢您允许我休假”。但是频繁使用这样的说法会产生违和感,所以大家要注意平时多变换一些其他的表达方式。

当我们想要表达“自己要做某事”时,可以直接说“我来给您回信”“我来联络您”或者“我去拜访您”。对对方使用尊称“您”,已经表达出了礼貌的态度。

很多人误以为“请允许我……”会显得更加礼貌一些,更能够表示出对对方的尊敬,所以会经常反复使用。这一点,请大家一定要多加注意。

同样的,“请问您觉得这样可不可以呢”这样的问法也有些过度礼貌。如果想要跟对方进行确认,可以直接问对方“您觉得这样可以吗”。有时,说话过于客套也并不是一件好事。

第107条

不要将截止日期设在休息日刚刚结束的时候。

周一和周五分别是一周的开始和收尾,对于大多数上班族来说,这两天是一周中工作任务最重的两天。正因如此,在这两天中,业务上的联络也会更加频繁。而一些不会体谅别人的人,经常会在周五发来邮件说“请您在下周一前将资料发过来”。

很多人这样说,是希望对方不必着急在当天内回复,可以用周末来缓冲一下。然而在对方看来,这样说的意思仿佛是要自己周末继续工作一样,十分令人郁闷。

其他的长假和年假也是一样,有的人自以为是在替对方着想,于是在假期开始前发邮件对对方说“交货的时间可以定在假期结束后”。这样的做法其实完全只是为自己考虑,很容易给对方留下不好的印象。因此,除非实在是事态紧急,否则最好不要将截止日期定在假期刚刚结束的时候。

在这种情况下,最好的做法是绕开假期,直接要求对方“在三个工作日内回复”即可。

同时在邮件的最后,可以再加上一句“如果时间安排上有什么问题,请随时与我联络”,这样会显得更加周到一些。如此一来,对方就能够更加愉快地答应你的要求,也会更愿意与你继续展开合作。

第108条

“您能理解吗”有一种看不起别人的感觉。

当对方发来询问或是确认的邮件时,我们通常需要写一封邮件来回复对方。此时,大家会不会在结尾加上一句“您能理解吗”?

特别是当对方遇到不懂的问题或者困难时,用“这样您能理解吗”来回复对方其实是非常不礼貌的做法。这句话会让对方感觉自己被瞧不起,从而心生不快。同时,这样的问法其实属于本书第15页提到的“封闭式问题”,只能用“是”或“否”来回答,所以大家还是尽量避开为好。

此时,最好将邮件的结尾改成“如果我们的解释还是不够清楚,导致您有什么不明白的地方,请您随时联系我们”。这样就相当于是告诉对方“如果有不懂的地方可以随时来问”,会让对方感觉更加安心。同时,在这里还用“如果我们的解释不够清楚”这句话先将责任揽到了自己的身上,这样也会让对方更容易接受一些。

在此之后,如果对方回信说“我明白了,谢谢你的说明”的话,我们可以再回复说“这都是我应该做的”或者“很高兴为您效劳”。此时一定不要用“那就好”来回复对方。“好”与“坏”这样的词相当于是在评价对方,大家一定要注意避开。

第109条

“以防万一”听起来像是一种挖苦。

有时,为了让今后的工作能够顺利进行,需要事先就相关事务向对方进行说明。我们在对别人进行指导时,很容易在不经意间表现出居高临下的态度,所以大家在选择用词的时候,一定要多加注意。

比如,“为了防止今后出现问题”这句话听上去就像是一种恐吓,很容易给人留下盛气凌人的印象。这句话背后的意思其实是“为了让你今后好好工作,我现在会对工作的内容进行说明,你可一定要好好听”。这种半强迫式的发言很容易给对方带来压力,令听者感到不快。

当我们出于工作需要,不得不向对方详细介绍公司的软件系统或者业务流程时,可以用“为了方便您参考”作为邮件的开场白,这样听起来语气就会柔和很多。

在对相关事项进行说明后,可以再加上一句礼貌的结语,比如“希望以上说明能够给您带来帮助,感谢您的支持与配合”。这样一来,对方就会感觉自己受到了尊重,从而更愿意接受你的指导。大家在与人交流的过程中,一定不要忘记多照顾对方的感受,给予对方应有的尊重。

第110条

即使是第一次给对方发邮件,也不必过分拘谨。

有的人在第一次给别人发邮件时会显得过分拘谨,不停地向对方道歉,比如“突然发邮件打扰您,实在非常抱歉”,或者“很抱歉突然打扰您,请您原谅我的冒昧”。

然而,如果是因为工作上的事情联络对方,其实并不是做了什么错事。相反,很多人对这种跟新业务有关的邮件很有兴趣。因此,在这种情况下其实完全没有必要过度拘谨、卑躬屈膝。这样的态度有时会让对方感到很有压力,甚至可能会带来反效果。

不过,如果是在清晨或者深夜给对方发邮件的话,最好先在开头加上一句道歉,比如“很抱歉这么晚打扰您”,这样会显得更礼貌一些,也可以消除对方的警戒心。在大多数情况下,一句简单的“不好意思突然打扰您”就已经足够了。

另一方面,站在相反的立场上,很多人在拒绝别人的工作委托时,会写很长的邮件向对方表达歉意。在他们看来,自己好不容易得到了工作机会,却只能婉拒,实在心有不甘,仿佛是做了一件天大的错事。凡事都要适度为好,这样的过度反应,只会让对方感到更加不知所措。

第111条

“请您事先知晓”会给人一种高高在上的感觉。

在给客户写邮件时,如果用“请您事先知晓”来结尾,会给人留下很不礼貌的印象。这样的说法其实是在对对方做出指示,要求对方先将邮件中的内容确认清楚后再展开具体合作,会给人一种高高在上的感觉。

比如,有人会在邮件中说“如果出现特殊情况,我们可能会对本次研讨会的日程安排做出调整,请您事先知晓”,或者“暑假期间我们将无法及时对您做出回复,请您事先知晓”。如果是顾客或者其他地位更高的人收到这样的邮件,很可能会感到不快,心想“凭什么要我们去适应你们的安排”。

如果想要避免给他人留下不礼貌的印象,让对方能够理解并接受自己的安排,一定要注意在邮件中放低自己的姿态。

比如我们可以将邮件的结尾改成“给您造成不便,我们深感抱歉”或者“希望能得到您的理解”,这样语气就会更柔和一些。

当我们想要得到对方的理解时,一定要给予对方应有的尊重。大家要时刻注意在邮件中使用更加礼貌的表达方式。

第112条

对客户或是上司说“我知道了”会有些不礼貌。

“我知道了”是一句非常实用的答复。除了邮件中的交流以外,聊天软件上也有很多“我知道了”的表情包,相信很多人都经常会用到。这句话通常用来表示自己理解了对方的意思,在大多数情况下并不会给对方带来不快感。

但是大家需要注意的是,工作中的邮件和日常聊天完全是两码事。

在与下属、后辈或是同事联络时,用“我知道了”并不会有什么问题。然而如果对上司或是客户这么说,很容易给对方留下不礼貌的印象。

在回复上司的指示或者客户的要求时,最好使用“我明白您的意思了”或者“我懂您的意思了”这种比较郑重的说法,这样才能表示出对对方的尊敬。

“明白”可以表示我们完全理解了对方的意思。当我们需要表达对对方的尊敬时,最好使用尊称“您”。“我懂您的意思了”则比“我懂了”要显得更加谦逊一些,在面对上司或前辈时使用也没有问题。

在回复工作上的邮件时,一定不要用和平时在网上聊天一样的态度。

第113条

在信件的结尾使用比较积极向上的词,会给人留下更好的印象。

如果我们希望让自己写的邮件读起来更舒服一些,一定要尽量避免使用负面词汇。

日本自古以来就有“言灵”的说法,人们认为言语中也寄宿着灵魂。因此,在邮件中多使用肯定、积极的词语,会给人留下更好的印象。

然而,有些人在寒冬时节会在邮件结尾处写道“寒风凛冽,请您多注意身体,不要感冒”,到了夏天,又会告诉对方“天气炎热,请注意不要中暑”。

对于一个身体健康的人来说,无缘无故被人这样担心,心里多少会有些不舒服。而对于身体真的不太舒服的人来说,看到这样的话只会变得更加消沉而已。大家在祝别人幸福时,一定不会特意拐弯抹角地说“祝您不要不幸”吧?此时,如果换一种说法,将邮件的结尾改成“最近突然降温,希望您身体健康”的话就会积极很多,对方读起来也会更舒服一些。或者我们也可以不特意去提身体状况,用一句“期待与您的下次见面”来结尾,也会令对方感到愉快。

在写邮件时,一定要多想一想对方读后的感受。