当我们在工作中与上司或是前辈交谈时,一定要注意礼节,向对方展现出尊重和信赖。毕竟人与人需要通过合作来完成工作,所以基本的礼仪还是需要掌握的。

在这里,有两点需要注意：第一点,为了使组织内部保持和谐,当我们在与他人交流时一定不要感情用事;第二点,无论对方是什么性别,年龄有多大,都一定要以平等的态度去对待。

日本的企业多半采用垂直领导结构,因此,各个部门之间会有上下级的关系。大家在工作中遇到问题时,一定要先联系自己的直属上司,向直属上司进行汇报并与直属上司商谈。跳过直属上司直接向领导汇报属于越级行为,违反了职场的规则。只要遵守了以上这几条基本原则,相信大家一定能够与自己的上司和前辈保持良好的关系。

现如今,越来越多的公司开始不再论资排辈,而是更加重视成果,因此,“上司比自己年轻”的现象也不像以前那样罕见了。在这种情况下,大家也一定要注意说话的语气,给对方应有的尊重。

第19条

当你要答复上司或是前辈时

有些人无论和谁说话,都会用一句“知道了”来答复对方。

然而,当我们在答复上司、前辈或是公司以外的人时,还是说“我明白您的意思了”会比较好。因为“知道了”这句话本身带有一种“听完了对方的汇报后表示认可”的感觉。如果你平时会用这句话来回复上司,那么最好从现在开始换一种说法。

有些人觉得把“知道了”换成“已知悉”这种比较正式的说法就会显得更尊敬对方,所以会用“已知悉”来回复上司和公司外部的人员。但是这样说其实也给对方带来同样的感觉,还是尽量换一种说法为好。

当然,如果是用“知道了”回复自己的朋友或是同事的话,那就完全没有什么问题。

同理,在与上司和前辈说话时,最好也不要用“您说得太棒了”这种评价式的表达方式,会显得自己有些高高在上。换成“您的话让我受到了很大的启发”,就可以表达自己的感动和尊敬。

除了面对面的交谈以外,大家在发邮件和消息的时候也同样需要注意这些问题。

第20条

当上司突然指派工作,而你无法拒绝时

当上司突然有了新的工作或是人手不够的时候,可能就会叫我们来帮忙。有时我们自己的手头也有工作,不太想接别的活,但是看对方一副为难的样子,也不好轻易拒绝。

此时,很多人会说“我倒也不是不能做……”,不情不愿地答应下来。然而这种说法相当于是在告诉对方“我也是没办法才不得不答应”,会使对方觉得不太舒服,产生负面的情绪。

如果想要保持良好的上下级关系,那么就应该尽量用比较积极的语言来答复,如“我努力一下应该可以完成,交给我吧”。一定不要把自己“不想做”的想法直白地展露出来。如果我们在话语中加入了负面情绪,那么对方听到后,就会产生新的负面情绪,这样就会形成一种恶性循环。

如果觉得自己实在是做不了,就直接告诉对方“对不起,现在我手头有别的工作,实在是忙不过来”,这样对方也更容易理解。

既然已经定下来了要做,就用积极的语言去答复对方吧。带有负面情绪的回应很容易导致人际关系产生摩擦,大家一定要多加注意。

第21条

当你有不懂的地方想请教别人时

刚进公司的员工说自己什么都不懂,希望别人教一教,也许还情有可原。但如果是已经在公司工作过一年以上,或者是从其他分公司调职过来的人,说自己“什么都不懂”只会给别人留下“甩手掌柜”的印象,让对方也不知道该从哪里教起。上司们也都很忙,新员工勉强还可以从零教起,但绝对没有时间去手把手地教那些有工作经验的老员工。

如果实在希望对方能够抽出时间来帮助自己,就要把问题问得更具体一些,如“这个工作的这个部分我不太明白,您能教我一下吗”。

最重要的是,把自己已经理解的部分、不太明白的部分和想要请教对方的问题全都清楚地表达出来,如“这份交接资料的第×页我有点看不懂,能不能请您指导我一下”。如果我们的问题能够切中要点,那么对方也会理解我们的疑惑,立刻找到解决的方法,为我们提出合适的建议。

然而,虽然“不懂就问”是一种很好的学习态度,但是如果提问的次数太过频繁,对方也可能会心想“怎么又来了,就不能自己去查一查资料吗”。

为了不给周围的人增添负担,当我们遇到问题时,应该先自己去试着解决一下,如果实在搞不懂再去请教别人。不要总是依靠别人,自己一点一点积攒下来的努力才会让我们真正地成长起来。

第22条

当上司或前辈邀请你去喝酒时

当我们在某个公司工作时,经常会有上司和前辈们来邀请我们一起出去喝酒。毕竟有些话题不能在上班时间聊,喝酒也是一个深入了解彼此的机会,因此有不少人很喜欢出席这样的场合。

然而与此同时,也有一部分人不想把工作以外的私人时间用在职场的社交上。那么在这种情况下,应该如何圆滑地拒绝呢?

近年来,有些人会直接用“这也是工作的一部分吗”“这种场合我从来都不去”这样的话来拒绝对方。这就相当于是在告诉对方“我在工作以外不想和你扯上关系”,从而在彼此之间筑起了墙。

为了让彼此之间的沟通更加畅快,我们还是把自己的想法坦诚地表达出来比较好,如“对不起,我今天有点不方便,去不了”。即使所谓的“不方便”是自己心情上觉得不方便也没关系,没有必要编造一个虚假的理由。

如果觉得每次都这样拒绝会很麻烦,可以直接对对方实话实说,如“我需要一点独处的时间,否则会休息不好”或是“我不擅长应对这种喝酒的场合”。毕竟下班后的时间属于“私人时间”,拒绝时也不需要考虑太多。

如果不想参加,一定不要勉强自己,为自己增添多余的压力。

第23条

当上司指派了你不擅长的工作,而你想要拒绝时

每个人都有自己擅长的领域和不擅长的领域。无论擅长与否,我们都需要完成自己的本职工作,这样才能获取相应的酬劳。有时,上司为我们指派了工作,但我们的能力和经验还略有不足,很没有信心。在这种情况下,可以试着和上司谈一谈,问问对方“这个工作我不是很有自信能完成,可以请您为我提供一些帮助吗”。

“我不擅长做这类工作”“我不喜欢做这个”……像这样以个人的喜恶和擅长与否为由拒绝完成工作,是职场人士的大忌。这样的做法还可能会给对方留下“没有工作积极性”的印象。如果害怕自己无法顺利地完成工作,可以具体地告诉上司自己“会做什么”和“不会做什么”,这样上司就可以根据情况来做出应对。

还有一些年轻人很喜欢对别人说“我特别不擅长×××”。这种人往往非常希望得到他人的理解和认同。他们是想先说自己不行,让对方不要抱太大的期待,这样一来,当他们成功完成了任务时,就会得到更高的评价,给别人留下“非常努力”的印象。

然而,真正能够得到他人信赖的人往往会先说“虽然我的能力还有些不足,但是我一定会努力去战胜困难”,让对方看到自己的决心。然后,碰到不懂的问题时,他们会虚心求教,及时与他人沟通,不给对方添麻烦。这样的人才能迅速地取得进步。

第24条

当你不记得上司给出过某个指示时

无论是在工作中还是生活中,“说过了还是没说过”都很容易成为矛盾的导火索。“觉得自己说过的人”“听别人说过然后忘记了的人”和“根本就没听别人说过的人”,无论站在一起争论多久,都只会原地绕圈子,让彼此的关系越发恶化。

当上司说你的做法与他的指示不符,而你却完全没有印象的时候,千万不要用“这件事您没说过啊”来反驳对方,因为这样的说法会让对方觉得自己遭到了指责。

“你说的明明是……”“这件事我完全不知情”“如果有需要变更的地方怎么不早点跟我说”……类似这种用来推卸责任的言辞也很容易激怒对方。

即使对方真的有错,我们也要尽量避免与对方争论。在这种情况下,可以告诉对方“下次如果有需要变更的地方,请您用口头和邮件两种方式通知我一下,谢谢”。

如果真的是自己没有确认清楚,给对方添了麻烦,一定要先诚恳地向对方道歉,然后再告诉对方“如果下次您发了重要的通知,我没有回复的话,有可能就是我没有看到邮件,希望您能再提醒我一下,谢谢”。

既然事情已经发生了,就不要再去互相推卸责任,而是应该讨论如何做出改善,防止下次再重蹈覆辙。这样一来,双方才能建立起稳定的信赖关系。

第25条

当上司来询问工作的进度时

当上司来询问我们的工作进度时,如果选错了回答的方式,就有可能会带来意想不到的麻烦。其中比较常见的就是,有些人出于“不想让上司担心”或是“不想让上司看扁自己”等原因,会用一句“没问题”来搪塞过去,让对方放心。

在这种心理的影响下,就算工作只做了十分之三,有些人也会含糊其辞地说“没什么问题”“正在稳步推进”。而对方听到了这样的答复后也不会特意去检查,只会当作工作进展得很顺利。到最后如果没能赶上截止日期,就会引来大麻烦—“怎么还没做完?你不是说没问题吗?”

在汇报工作进度的时候,一定要具体地告诉对方自己目前进行到了哪里,如“现在××之前的部分已经完成了,预计在××日前能把剩下的资料整理完”。把当前已经完成了的内容和接下来的安排一起说清楚,就不会招来误解。在面对上司时,一定要遵守“报告”、“联络”和“商量”这三大原则。

如果遇到了困难或是不懂的地方,一定不要隐瞒,而是要尽快找上司谈一谈,把自己的烦恼说出来。只要我们对上司开诚布公,那么上司也会向我们敞开心扉,安心地关注工作的进展。

第26条

当上司给出的截止日期太过紧迫时

当上司给你指派了工作,却没有留出足够的时间时,你会如何答复呢?

例如,当你在一个周末休息的公司工作时,如果上司在周五的晚上给你安排了一项艰巨的任务,并且让你在下周一前完成,你会怎么做?再怎么想,时间也是来不及的。你会不会一气之下反问上司“您的意思是让我一直工作不用休息吗”?

这样的回答方式有点像是在和对方吵架。有些上司会认为“在工作很紧迫的情况下,员工加班加点完成也是理所当然的”,甚至在很多公司,这种情况已经成了一种常态。

每个人的工作内容都不同,因此很难一概而论。但是通常来说,如果不是十万火急的工作,那么最好的处理方式就是和上司商量一下,把截止日期推迟,如“这样的话时间上会有点紧张,可以把截止日期延长到××日吗”。

话虽如此,如果有需要立刻修改的内容或是突发性的工作,特别是在交货日期临近的情况下,把休息日用来工作也是没办法的事情。但是为了保证工作的质量,最好还是不要太过于勉强自己,把自己的情况认真地跟上司讲清楚为妙。如果不得不在休息日来公司上班,那么也要记得跟公司申请调休,保障自己的权益。

另一方面,公司管理层的人也需要注意,在给下属规定工作的期限时一定要考虑到休息日。在和公司以外的人来往时,可以用“××个工作日以内”这样的表达方式,避免出现问题。

第27条

当上司指出了你工作中的不足时

当我们的工作经验还不是很丰富时,时常会被其他人指出不足。如果每次都感到失落或是恼火,那么我们的心中必然会积攒许多压力。在工作中,如果遇到了不会或是不懂的事情,只要向有经验的人求教,一步一步地掌握要领即可。

然而,有些人总是喜欢把责任推给其他人,他们会把自己犯错的原因都归结到其他人的身上,心想“都怪你没有教我怎么做,所以我才会做错”。

于是,当别人指出他们工作上的不足时,他们就会抱怨说“您事先没告诉我怎么做,所以我根本不知道”。而对方听到这样的话也会感到十分恼火,反驳道“你要是不知道的话,就应该主动来问我啊”。

想要顺利地解决问题,一定要注意保持谦虚的姿态。在这种情况下,我们可以说“能否请您告诉我具体应该如何改善”,用冷静而积极的态度进行应对。

如果是资料制作或是商品设计这种有实物留存的工作,可以向上司要往年做好的成品来做参考。如果是言辞和行为方面的问题,比如接待顾客这方面做得不够好,那么也可以请上司为自己做一下示范。

不要把责任推到别人的身上,而是应该想一想具体如何去解决问题。

第28条

当沟通上出现了问题,引发失误或是纠纷时

当沟通上出现了问题,引发失误或是纠纷时,有些人会想要推卸责任,反问对方说“难道我做错了吗”。还有一些人甚至会直接斩钉截铁地说“这件事错不在我”。特别是当项目团队中有多个成员时,大家很难查清问题究竟是出在“何时、何人、何事”上,因此很容易出现相互推卸责任的情况。

例如,当商品无法按期交货时,我们可能会看到这样的争吵—“是谁把交货期限定得这么早”“我也只是按照客户的要求来做而已,难道这样做有错吗”。前者认为,在确定交货期限前应该先和相关的负责人商量一下,不应该擅自决定。后者则主张,自己只是把顾客的需求放在第一位,并没有做错。

在这种情况下,首先应该承认失误并主动道歉,然后再提出改善的方法,如“这次是我没有和相关的负责人沟通好,下次我会好好确认清楚”。

如果不知道该怎么做才好的话,可以询问对方“今后在类似的情况下应该如何进行联络比较好呢”,然后和对方一起商量一下。这样的话,为了不再重蹈覆辙,对方也会认真地思考联络方式和手段,给我们一些建议。必要的情况下,可能还需要制作一张工作流程图。

在工作中,如果遇到了不懂或是拿不准的事情,一定要及时询问其他有经验的人,不要擅自决定。有的时候,多问一句话,就会免去许多不必要的麻烦。