现如今,越来越多的人开始在网络上远程办公,因此,人们也遇到了一些新的沟通问题,甚至出现了新型的职场骚扰。

有些人会在开视频会议时对对方说“原来你的房间长这样啊”“原来你在家里穿成这样呀”,或者是询问对方“你是不是和男朋友一起住”。这种像性骚扰一样的发言有可能会使对方受到惊吓或是伤害。为了避免这种情况的发生,我们最好不要去谈及对方的隐私,除非对方愿意主动挑起话题。

另外,随着越来越多的企业开始使用即时通信类软件进行沟通,很多人也有了新的烦恼,如“一天24小时都会接到消息”“想说的内容总是传达不清楚”“收到了许多无理的要求”等。甚至有些公司还会要求员工随时随地在线,使员工觉得自己总是处于公司的监视之下。远程办公会使公私的分界线变得模糊不清,因此我们更需要时刻注意尊重对方的隐私。

第63条

当你听不清对方说话时

在网络会议中,我们经常会遇到音频和网络环境方面的问题,如声音卡顿、音量过小、有杂音、信号差等。遇到这种情况,有的人会大声对对方说“你说话的声音太小了”“你那边有杂音,什么都听不清”或是“你的视频画面卡住了,我们根本看不到”,然而这样的说法会显得对对方有些不够尊重。大家如果遇到了类似的问题,一定要注意说话的语气,不要显得像是在责备对方,告诉对方具体哪里出现了问题即可。

如果你听不见对方的声音,可以跟对方说“麦克风的音量好像有点小”;如果有杂音的话,可以问问对方“声音里混有杂音,是不是话筒出了什么问题”;视频画面卡住的时候,也可以直接告诉对方“视频的画面现在卡住不动了”。这样向对方说明情况后,对方自然就会采取相应的措施。

除了音频和网络信号的问题以外,有时我们还会遇到对方共享的画面看不清楚,或者是搞不明白聊天工具的使用方法等问题。会议中的发言者往往都比较紧张,因此,我们更需要格外注意说话的语气。此时,不要用责备的语气跟对方说“资料上的字我们看不清楚”,而是最好换一种说法,如“资料上的字有点小,可以请你放大一下吗”。如果对方看上去有些手忙脚乱,不知道该如何操作,我们也可以主动询问一下对方是否需要帮助。

对操作不太熟悉的人往往更容易紧张,还有的人会在慌乱中不小心点到“结束会议”或是“退出会议”。因此,大家在参加网络会议时一定要多注意自己的语气,不要去刺激对方紧张的神经。

第64条

当你在开会中听到对面有其他人的声音时

家里有孩子的人在远程办公时往往会遇到更多的问题。有的人在开会时,还会因为在意孩子的状况而无法做到注意力集中。面对这样的同事,我们应该多一些关心和体谅,如果一不小心说错了话,反而可能会让对方产生顾虑。

例如,当我们直接询问对方“你家里有别人在吗”或者“孩子是不是回来了”的时候,对方很可能会感到有些惶恐,以为我们是怕孩子打扰到工作。

如果我们换一种说法,告诉对方“要是家人那边有事需要处理的话,可以随时跟我们说”,那么对方应该会感到安心一些,遇到棘手的问题时也会第一时间和我们沟通。

当我们看到对方的孩子出现在了视频画面中,或是听到孩子正在呼唤父母时,也应该多为对方着想,比如建议对方带着孩子一起开会,或是让对方先去跟孩子说说话。如果可以的话,直接暂停会议让大家去休息几分钟也是不错的解决方法。

家里的办公环境不可能与公司完全相同。每个人的家庭情况和工作环境都不一样,所以相互之间的体谅和理解就变得格外重要。当然,无论在哪里工作,都必须完成工作任务。如果对方的工作环境出了很大的问题,使会议无法继续下去,那么我们也要做到随机应变,可以把会议调整到其他时间进行。

第65条

当你有急事,而对方却迟迟不接电话时

有不少在家远程办公的人会来向我倾诉说：“公司的人总是会怀疑我在家里没有认真工作。”我自己也曾经被别人质问道：“你刚才在干什么?为什么不接电话?”这给我留下了十分不愉快的回忆。毕竟大家在家工作的时候也需要吃饭和上厕所,不可能从早上九点到下午五点一直坐在办公桌前。

当一个人明明只是偶尔离开一下办公桌,却被公司的人怀疑偷懒时,他就可能会感受到极大的心理压力。因此,我建议大家最好事先和同事商量好紧急情况下联络不上对方时应该如何处理。

例如,我们可以事先和对方约定好“公司这边有时会有急事,所以必须保证在十分钟内回电话,可以吗”,或者是提前告诉同事“我傍晚需要去接孩子,有可能一时半会联系不上,上午完全没问题”。良好沟通的前提,就是把目光投向未来,积极地去解决问题,而不是一味地惦记着过去。

另外,当对方没有及时接电话时,大家也一定不要刨根问底地询问对方在做什么,因为这样的做法很可能会侵犯到对方的隐私。很多人都会有自己的难处,比如有些人家里的信号不好,有些人家里孩子很吵导致无法工作。当公司里的同事家里有小孩和老人需要照顾时,我们也可以主动跟对方说：“如果因为家里的原因无法及时回电话的话,可以事先跟我说一声,没有关系。”一味地怀疑只会使人与人之间的信赖关系荡然无存。

第66条

当你手头正在忙别的工作,却突然接到了同事的联络时

在家里工作时,我们往往可以自己安排工作的先后顺序。然而有些人却误以为“在家工作”就意味着“可以随时处理一切工作上的问题”。

当你正在忙着处理手头上的工作,却收到了同事发来的邮件或是消息,说有紧急的工作想要拜托你时,你会怎么回复他呢?

如果直接回复说“我现在手头有其他的工作,稍微有点忙”的话,对方可能就会心生不满,认为自己的事情对你来说优先级很低。甚至有的人可能还会继续逼问你：“到底什么时候能忙完?”

在这种情况下,为了更加稳妥地解决问题,我们可以试着请对方稍后再联系,如“我现在抽不出时间,可不可以等到××点以后”。如果对方是客户、上司或前辈的话,我们也可以主动提出“等到××点以后我再联系您”,提前跟对方约定好时间。定时间时最好留出一定的余地,以免出现未能及时联络的情况。

另外,“稍微有点”的说法也很容易令对方感到恼火。对方也许会心想,“‘稍微有点忙’到底是忙到什么程度”或者“如果只是‘稍微有点忙’的话,那为什么不先处理我这边的急事”。对方手头的工作也同样很紧急,心情难免会有些焦躁,考虑到这一点,大家在回复时一定要注意保持诚恳的态度。

第67条

当你无法立刻回复对方时

“含混不清的说法”经常会成为矛盾的导火索,这一点不仅限于远程办公,在双方面对面交谈时也同样如此。例如,平时我们经常会说“之后”“过一会儿”“今天内”,然而如果是在工作场合中这么说的话,很容易让对方一头雾水,搞不清楚具体是什么时候。在有了邮件和聊天工具这种能够24小时使用的联络方式后更是如此。

当我们说“今天内联系您”的时候,可能指的是“晚上十二点前”,而对方却可能以为是“今天傍晚左右”。结果左等右等也等不到消息,对方可能就会感到有些恼火,过来质问我们“为什么还没有回复”,使双方的关系变得紧张起来。

如果大家都坐在同一个办公室里工作的话,那么也许还可以观察一下对方的情况,随时询问一下。但是在远程办公的时候,由于大家完全看不到彼此在做什么,所以也更容易发生误会。因此,在这种情况下,大家一定要把具体的时间说清楚,如“关于×××的问题,明天上午十点前我会给您答复”。

“之后”究竟截止到哪一天的几点前?“今天内”到底是“下午五点下班前”还是“晚上十二点前”?大家在表达时间时,一定要把截止时间跟对方传达清楚。养成这样的沟通习惯后,对方也会更加安心,我们在安排日程时也会更加方便。

请大家一定要记住,“含混不清的说法”是矛盾的导火索,在沟通时一定要把“具体的时间”跟对方说清楚。

第68条

当你想要拜托远程办公的人完成一项紧急的工作时

一般来说,通过电话和文字消息来拜托别人完成一项紧急的工作,要比直接面对面拜托对方更难一些。大家可以想象一下,当你突然收到邮件或是消息,上面写着“这个工作交给你行不行”的时候,你会怎么想?再想象一下,当对方站在你面前,跟你说“这个工作我想拜托你”的时候,你又会怎么想?在这两种不同的场景下,我们的感受一定会有很大的区别。

当我们在跟对方面对面交谈时,除了语言以外,还会使用表情、肢体动作和态度等“非言语交际”来表达自己的感受。在这些因素的影响下,对方也会更容易接受我们的话语。反之,如果用邮件或是消息来表达的话,语言就很容易失去温度,变得强硬起来。

在我们接到工作任务后,必然会需要向自己的下属下达指示。但是在这种情况下,不同的态度往往会使对方的感受产生巨大的差别。比起不由分说的“命令”,大家都更希望对方能够尊重自己的意愿,用更温和的方式来提出“请求”,如“这个工作我想拜托你,如果你觉得困难的话可以跟我说”。加上了后半句,就相当于给对方留了余地,让对方可以考虑一下。

“行不行”这样的问法只能用“是”或“否”来回答,属于“封闭式问题”,是我们在沟通与交流中最应该避免使用的一种表达形式。这样的问法很像是在逼问对方,特别是在发邮件或消息的时候一定要避开,否则很容易引发矛盾。

第69条

当你希望对方快点完成工作时

我之前在一家公司为员工做心理咨询时,曾经听到过这样的倾诉—“同事觉得我工作进度太慢,一直给我发消息催我快点,使我整个人都陷入了焦虑之中”。

由于对方一开始就说这个工作比较急,所以她也感到很有压力。结果接下来她就收到了对方一连串的消息轰炸,一会儿问她“怎么样了”,一会儿催她“赶快”,这些消息更是让她的焦虑火上浇油,效率变得更低,本来能很快完成的工作也变得更费劲了。

想来,催促她的人应该也是有自己的难处。但是在这种情况下,应该先把截止时间明确地告诉对方,如“下午五点开会的时候要用这份资料,所以必须在那之前完成”。另外,“怎么样了”这样的问法也显得像是不信任对方,还是换成“可以把进度告诉我一下吗”,用请求的方式去询问对方比较好。

当我们拜托别人完成一项紧急的工作时,如果不事先把截止时间说清楚,就很容易出现这样的问题。我们以为只要告诉对方说“这个工作很急”,对方就会把这个工作放在最优先的位置上,然而对方却打算先做完当前手头上的事,然后再去处理这项工作。

每个人对工作优先级的看法都会有所不同,所以大家一定不要忘记跟对方确认截止的时间。

第70条

当你在回复别人的消息时

当越来越多的企业开始使用聊天工具作为联络手段时,很多人都反映说自己“受不了发消息语气太过亲昵的人”。这种类型的例子有很多,其中最常见的就是用波浪线延长句尾,如“好~知道啦~”或者“嗯嗯~”。

发这种消息的人也许是想要让自己的语气更柔和一些。但是有的人却认为工作场合应该用严肃的态度来对待,因此,当他们收到这样的消息时,会有一种自己被对方轻视了的感觉。我还听说过有的人收到这样的消息后,决定用格外正式的措辞来回复,结果对方回消息的语气依然很不正经,使他更加恼火。

另外,还有的人曾经用表情包来回复自己的上司或前辈,结果遭到了对方的训斥。虽然有的人可能并不在意这些,但我认为工作上的交流还是用严肃的态度来对待比较好。如果我们能够用平等的态度去对待所有人,那么一定会更容易赢得他人的信赖。

在远程办公中,公私的分界线很容易变得模糊不清。因此,我们更是需要把对待工作的态度和平时的态度分清楚,这样才不会不小心触碰别人的底线。

还有一点需要注意的是,当我们在回复同事或是下属的消息时,可以直接说“知道了”,然而如果是回复上司或是客户的话,最好还是改成“我明白您的意思了”比较好,这样就不会给对方留下不礼貌的印象。

第71条

当你想要确认对方在家的工作进度时

当一个人怀疑别人在家里没有认真工作时,说话就很容易变成“质问”的语气,比如前文中提到的“你刚才在干什么?为什么不接电话”。当我们想要确认对方的工作进度时,如果一上来就问“你今天都做了哪些工作”,很可能会令对方感到有些不快。

事实上,这种“偶尔想到了才问一下”的行为本身,就是平日里没有建立好沟通机制的证明。养成“报告、联络、商量”的沟通习惯,对公司的业务管理来说是必不可少的。

例如,如果我们事先规定好,让员工在每天上班后和下班前分别汇报一下当天的计划和计划的完成情况,那么就不必再在工作的过程中反复询问,可以省掉不少的麻烦。

完成同样的工作,有的人可能需要30分钟,有的人可能需要一个小时,因此,让员工不定期且事无巨细地进行汇报,其实并没有多大的意义。如果固定以一个工作日为单位来汇报工作进度,那么彼此也都能够节省一些时间和精力。

有些公司即使是在远程办公模式下,业务的开展也依旧井然有序,而有些公司在远程办公中却会频频遇到问题。这两种公司的区别,其实就是员工之间是否建立起了牢固的信赖关系,能否做到相互认同、相互信任、相互依靠。

当公司内的员工之间建立起了牢固的信赖关系后,大家就会负起责任,自主地推进工作,不需要再去做多余的沟通。反之,当一家公司在远程办公中问题不断时,或许就应该先思考一下是不是在员工之间的信赖关系上出现了问题。

第72条

当别人给你发邮件道谢时

当我们在使用网络与别人交流时,有时会不小心用到一些不合适的词,虽然我们的本意是好的,但却可能会踩到对方的雷点。比如我在前文中也提到过,“好”虽然是一个褒义词,但听上去像是在评价别人,可能会给对方留下高高在上的印象。

在上司对下属、前辈对后辈、老师对学生说话的情况下,使用“那就好”这样的表达方式并不会有什么问题。但如果反过来,对自己的长辈、上级或是客户这么说的话,对方就可能会觉得自己被别人看扁了,感到有些不快。

我们在和同事交谈时也同样需要注意这一点。原本大家在公司里的级别是相同的,而如果我们对对方使用了这种评价式的词,对方就可能会觉得自己的地位遭到了压制。

因此,当我们收到别人的道谢,想要用积极的话语来回应时,最好还是说“能帮上忙我很高兴”。这样的回复方式要比“那就好”更礼貌一些,如果能够养成习惯的话,一定会使人际关系变得更加和谐。

除此之外,有些人还喜欢在邮件的结尾写上“值此季节交替之际,请您多注意身体”。虽然他们也是出于好意,但这样的说法反而会加重对方的担忧与不安。如果换成比较积极的说法,如“值此季节交替之际,希望您身体健康”,就会给对方留下更好的印象。

第73条

当你说话经常会中英混杂时

有些人认为在工作中使用英语可以让自己显得更加干练,然而这是一个巨大的误解。

如果是“meeting”“boss”这种大家都懂的单词,那问题还不是很大,但如果是在文字中夹杂着一些专业用语或是流行词,那么就会有许多人无法立刻读懂,给人留下不通人情的印象。大家在使用英语单词时也应该多留意一下,想一想自己写的内容是不是只有一部分同行能够理解,普通人是否能够读懂意思,自己有没有在自说自话。

“这次的fix有点慢,让您等了这么久的response,真的非常抱歉。之后我会把agenda发给您,请您做一下assign。”—想象一下,当你接到了这样一封邮件时,是否能够立刻理解对方的意思?相信很多人都会感到一头雾水,甚至可能会根据上下文推测出完全不同的意思,误会了对方的意图,引发矛盾和纠纷。

因此,大家在发邮件时最好还是用中文把意思表达清楚,比如上面这封邮件可以改成：“这次做决定有点慢,让您等了这么久的答复,真的非常抱歉。之后我会把日程安排发给您,请您安排一下各个项目的负责人。”

如果我们在文本中使用了对方不认识的词,那么对方在阅读的过程中还需要去查这些词的意思,花费更多的精力和时间。有的人一气之下可能还会回信抱怨说：“以后能不能不要再用这些乱七八糟的词了。”在撰写工作邮件时,最重要的就是把自己想要表达的内容快速且正确地传达给对方。