使用聊天工具工作时应该注意的几点

现如今,工作中使用社交软件的机会越来越多,很多人都开始用聊天工具来取代邮件进行联络。在本专栏中,我想向大家介绍一下使用文字类聊天工具时需要注意的5点。

①内容不要过于简略

很多人在使用聊天工具时,会省略问候语和固定的说辞,但有时这样的做法会给对方留下不礼貌的印象。

我就经常会听到有人抱怨说“至少一上来应该先打个招呼”。比如早上的话,可以先问候对方一句“早上好”,平时也可以先说一句“不好意思,打扰您了”,然后再开始谈正题。

②避免使用指示代词

虽说聊天工具不像邮件那么拘束,但如果我们一上来就问对方“那个还没弄完吗?”,可能也会让对方感到一头雾水,毕竟很多人手头上都不止一件工作。使用指示代词来进行交流是一种十分危险的行为,因为双方有可能会误会彼此的意思。大家在沟通时还是尽量避免使用指示代词,把具体的事情说清楚。

③说话不要太过随意

使用聊天工具交谈和平时说话的感觉有些相似,但也需要注意用词,不应该太过随意。例如,有些人就反映说,当看到别人把“好的”说成“好哒”,把“谢谢”说成“谢啦”的时候,就会感觉自己工作的积极性遭到了打击。大家在给工作上的人发消息时,还是应该注意一下措辞,保持基本的礼貌。

④把自己的名字和所属部门写清楚

在聊天工具和其他社交软件上,每个人通常都会上传自己的头像照片。但以防万一,在联络他人时最好还是把自己所在的公司、部门以及名字写清楚,比如“我是××公司××部的×××”,这样看上去更加直接明了,双方的沟通也会更加顺畅。

⑤注意发消息的主语是“我”

当大家想要阐述自己的意见或是感想时,一定要注意用“我”来做主语。很多人在对自己的意见没有自信时,往往会使用“大家都这么说”“一般都会这样认为”这种一般化的表达方式,试图使自己的主张具有正当性。但是这样一来,对方就会很难做出反驳,因此,很多人都会对这种缺乏主体性的表达方式感到不快。

聊天工具使用起来十分简捷,但正因如此,大家在使用时也更容易不小心说错话。为了与对方建立起稳固的信赖关系,大家一定要慎重地措辞,多站在对方的立场来思考。