我们在沟通的过程中,还会遇到一些其他因素,严重地影响着我们的沟通效果。比如沟通渠道不畅通,信息被扭曲,消息在传递过程中变质成传言,或消息在传递过程中失真。那么,到底是什么原因导致了这种情况的出现,这种情况又该如何解决呢?

•由于沟通渠道不畅通,消息被扭曲。

如果我们处在山沟、地下室等地方,手机就会出现打不通的情况。同样,接听手机的人也一样,如果他在上述几个地方接电话,你这边使劲“喂”了半天,他那边也是听不到的,也就是信号不好。从沟通的角度来说,这就叫“渠道受到干扰”。

所以,讲话者再会讲话,听话者再怎么用心听,如果渠道受到干扰不畅通,就像手机没有信号一样,是听不到对方在讲什么的。当你的讲话习惯和对方不一样时,当有人帮你传话给对方结果传错了时,或你的这种讲话方式在对方那里不能被接受时,就会形成一种渠道干扰。渠道一旦被干扰,沟通内容就会被曲解,造成话一出口意思就大变的尴尬处境,就会产生不必要的矛盾和误解,甚至形成某些不必要的偏见。

因此,我们在沟通的过程中,一定要检查好彼此的沟通渠道是否畅通,免得出现不必要的麻烦。相信每一个人沟通的初衷都是好的,但由于沟通渠道受到了某些干扰,其本质就发生了变化。

•消息在传递的过程中变质成传言。

很多时候我们明明要向大家传达一个消息,可消息在层层向外传递的过程中,逐渐变质,当消息最后传递到听众耳边里时,已经与最初的意思相差十万八千里。

人们为什么喜欢在传递消息的过程中添油加醋,让原本的意思大变呢?

其一,减轻自己的忧虑。消息在逐渐变质之前,消息的本源已经存在,但这个消息让大家忧心忡忡,为了减轻心理负担,于是当这种消息出现时,大家以最快的速度传递,蔓延开来。

其二,碎片化消息重新组合。面对同一件事情,每个人都有自己的观点和看法,于是你一句我一句,这些消息都是碎片化的,如果将这些碎片组合起来,消息就会变得完整。于是,组合消息的人,就将此当成自己的“作品”,有很大的成就感,迫不及待地传递给下一个人。

其三,将传言作为一种联合的手段。通过传言将大家联合在一起,好似大家一起上了一条船的感觉,彼此利益相同,形成一个联合体,沟通对抗即将降临的危机。

其四,标榜自己的权力和地位。有一些人,尤其获得了某些消息的一手资料,而其他人没有渠道获得该信息,他们通过向外传递这些消息,以显示自己的权力与地位的特殊性。意思很明白：看我厉害吧!这消息只有我有,你们没有吧!

既然知道了传言为什么传播的原因,那么该怎么应对呢?

第一种方法,快速公开说明,澄清事实。只有开诚布公,才能阻止传言,如果面对传言想尽一切办法进行逃避,大家不知道真相,越逃避大家的好奇心越强烈,越想知道真相,就会将事情复杂化。

第二种方法,迅速提出对策。针对传言第一个发起者是谁,他为什么要这么做,对此进行追查,让其给大家一个合理的解释。这个解释,会让传言中止。

第三种方法,迅速采取行动。如果传言并非真实的事情,那传言就会不攻自破;如果传言是真的,就要立刻采取措施,对传言反映的问题进行整改,争取将损失降到最低。

•消息在传递的过程中失真。

除了传言可以让消息失真,实际上在面对面沟通的时候,也会出现消息失真的现象。发布命令者无论内心想得多么完美,如果执行者没有听清楚你传达的意思就直接去执行,结果只能是差之千里。这就是很多领导苦恼的原因所在。那么,怎么解决这个问题呢?

首先,从说话者这里来找原因。虽然说话者在脑袋中想得很完美,想表达100%的东西,可通过语言表达出来的时候,只有80%的东西。那么,怎么才能让自己的表达更完美一些呢?在与他人沟通之前,将自己所要表达的内容列一个提纲,防止自己在说的过程中有遗漏。还有一些人不善于沟通,当面对面的时候就不知道该怎么表达了,如果这样,我们可以借助第三方,让其将你的意思传达给对方,这样就省事不少。

其次,听话者接收到的信息与执行的过程更是打折扣。比如,说者想表达100%,但从嘴里说出来的时候只表达了80%,听者可能只接收到了60%。那么,怎么提高接收到的信息量呢?只能在别人给你讲话的过程中,避免周围的干扰;另外,在听的过程中要专心,不要心中还想着其他事情,也不要频繁接电话,记得要与对方互动;最后,在听的过程中针对重点问题简单做一些记录,对于没有听明白的一定要进行询问,以弄清楚为最终目标。如果听话者只接收到了60%的信息,那在执行过程中可能就只执行了40%,为什么出现这种情况?一是对命令发布者的话语理解有限,对其真实意图不是很明白;二是执行过程中执行力不够,使得执行难以落实。要想真正解决这个问题,就需要向命令发布者进行咨询,搞懂其真实意图,在执行过程中严格贯彻执行。

如果接收信息的人不直接去执行,而是要传达给下一层人(即为第二层人)去执行,那执行力可能就只剩下20%了。因为第一层接收命令的人只接收了60%,传达给第二层,第二层吸收了40%,第二层在执行的过程中衰减成了20%。要想提高执行力,那就需要在消息的传递过程中,力争表达清楚,接收消息的各层级理解到位。同时,还要制定严格的监督机制,以确保在执行任务的过程中不至于大打折扣。

总之,在交流的时候,为了提高沟通效率,必须克服一切沟通上的障碍,只有这样才能确保沟通顺畅、到位。